Checklist pour organiser une randonnée cycliste caritative

Une randonnée cycliste caritative demande plus qu’un itinéraire et une ligne de départ. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, organiser les inscriptions et répartir les bénévoles avant le jour J. Prévoyez aussi les ravitaillements, les toilettes mobiles, le balisage et un poste de réparation pour les vélos. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’au contrôle final du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer les itinéraires et les distances
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Demander les autorisations de parcours
Réserver le lieu de départ
Réserver des toilettes mobiles
Créer l’aperçu des sponsors
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
2 personnes
Publier les informations aux participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors locaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les données des participants
2 personnes
Créer des numéros de dossard
2 personnes
Créer des cartes d'itinéraire
2 personnes
Prévoir des gilets pour bénévoles
Créer le planning des bénévoles
2 personnes
Affecter les postes de circulation
2 personnes
Informer les postes de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Adapter le plan de sécurité
2 personnes
Confirmer les prestataires
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le matériel loué
2 personnes
Vérifier les vélos et les outils
2 personnes
Préparer les dossiers des participants
3 personnes
Préparer les flèches d’orientation
2 personnes
Charger le matériel dans les véhicules
3 personnes

Événement

Installer les comptoirs d’enregistrement
3 personnes
Installer les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Installer des barrières de circulation
3 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Installer la table de premiers secours
2 personnes
Boissons fraîches
2 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les supports sponsors
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouverture des inscriptions des participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer le départ collectif
4 personnes
Encadrer les postes de parcours
8 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes
Gérer le poste d’assistance en cas de panne
2 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les paniers-repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les sanitaires
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Prendre des photos à l’arrivée
Accueillir les participants récurrents
3 personnes
Distribuer les rappels
2 personnes
Organiser l'apéritif de clôture
3 personnes
Compter les dons en espèces
2 personnes
Clore les postes de contrôle de l’itinéraire
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
3 personnes
Ranger le parking à vélos
2 personnes
Ranger le matériel de restauration
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
2 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
Replier les tentes de réception
4 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Acheminer les dons en toute sécurité
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Déposer les objets trouvés
Traiter les paiements restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Traiter les photos des participants
Établir le récapitulatif des dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Porte-vélosqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Téléphonesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Pompes à vélo de rechangeqté 4
Kits de réparation de pneusqté 6
Chambres à air de véloqté 12
Kits d’outils pour véloqté 3
Supports à vélosqté 4
Gilets réfléchissantsqté 20
Casques de véloqté 6
Bidonsqté 20
Antivols de véloqté 6
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de circulationqté 8
Attaches-câblesqté 200
Sangles d'arrimageqté 12
Chemises de parcours imperméablesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Miroirs de sécuritéqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pancartes de sponsorsqté 20
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermomètres pour glacièresqté 4
Louchesqté 8
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Caisses de rangementqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 10
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les itinéraires et les distances, puis demandez les autorisations de parcours suffisamment tôt : sans validation, le plan de circulation peut devoir être entièrement revu.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours et le lieu de départ sont confirmés. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de dimensionner les ravitaillements et les achats.
Préparez le planning des bénévoles au moins 2 semaines avant la randonnée. Chaque poste de circulation doit avoir une personne identifiée, un horaire précis et un moyen de communication.
Ne limitez pas le contrôle du matériel aux vélos des participants : vérifiez aussi les pompes, kits de réparation, chambres à air, outils et batteries externes avant le départ.
Consultez la météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Adaptez le plan de sécurité, les vêtements des bénévoles et l’emplacement des tentes si les conditions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste caritative ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de définir les distances, demander les autorisations, réserver le départ, contacter les sponsors et recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour le parcours ?: Faites la demande dès que l’itinéraire est stabilisé, idéalement 8 semaines avant l’événement. Gardez une marge pour modifier le parcours si une autorité ou un gestionnaire de route impose une condition.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus une équipe pour les inscriptions, le ravitaillement, les réparations et l’arrivée. Pour une randonnée de 100 participants, prévoyez généralement 10 à 15 bénévoles selon le nombre de carrefours.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée cycliste caritative ?: Contrôlez les prévisions météo, le balisage, les numéros de dossard, les cartes d’itinéraire, les toilettes mobiles et le matériel loué. Faites aussi un inventaire des outils, pompes, chambres à air, téléphones et batteries externes avant le chargement.

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