Benefiz-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Benefiz-Fahrradtour müssen Strecke, Genehmigungen und Helfer früh feststehen, bevor du Einladungen verschickst. Plane nicht nur den Startort, sondern auch Toiletten, Fahrradständer, Verpflegung und eine Lösung für Pannen unterwegs. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag klare Zuständigkeiten an Kreuzungen, geladene Telefone oder wasserdichte Routenkarten. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur Kontrolle von Fahrrädern und Material am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Routen und Entfernungen festlegen
3 Personen
Streckensicherheit prüfen
2 Personen
Routegenehmigungen beantragen
Startort reservieren
Mobile Toiletten reservieren
Sponsorenübersicht erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
2 Personen
Einladungen versenden
2 Personen
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
Teilnehmerdaten bestätigen
2 Personen
Startnummern erstellen
2 Personen
Routenkarten erstellen
2 Personen
Freiwilligenwesten organisieren
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Verkehrsposten zuweisen
2 Personen
Verkehrsposten informieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Sicherheitsplan anpassen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Einkäufe erledigen
3 Personen
Gemietete Materialien abholen
2 Personen
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Teilnehmermappen füllen
3 Personen
Routenpfeile vorbereiten
2 Personen
Materialien in Fahrzeuge laden
3 Personen

Event

Registrierungsschalter vorbereiten
3 Personen
Partyzelte aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Routenschilder aufstellen
4 Personen
Verkehrsbarrieren aufstellen
3 Personen
Fahrradparkplatz einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lunchpakete vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Sponsorenwerbung aufhängen
2 Personen
Freiwillige anschreiben
3 Personen
Offene Teilnehmerregistrierung
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
Wegkarten bereitstellen
2 Personen
Sicherheitsunterweisung geben
2 Personen
Gemeinsamen Start begleiten
4 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Letzte Teilnehmer begleiten
2 Personen
Pannenhilfestelle betreuen
2 Personen
Wasser ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Lunchpakete servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Sanitäre Einrichtungen auffüllen
Späte Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Spenden registrieren
2 Personen
Zielankunfts-Fotos machen
Zurückkehrende Teilnehmende empfangen
3 Personen
Erinnerungen verteilen
2 Personen
Abschlusstrunk organisieren
3 Personen
Bargeldspenden zählen
2 Personen
Routeposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
3 Personen
Fahrradparkplatz aufräumen
2 Personen
Cateringmaterial aufräumen
3 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle reinigen
2 Personen
Partyzelte zusammenfalten
4 Personen
Abfall einsammeln
3 Personen
Ort reinigen
3 Personen
Materialien einladen
3 Personen
Spenden sicher wegbringen
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
Fundsachen abgeben
Ausstehende Zahlungen bearbeiten
2 Personen
Dankesnachricht senden
2 Personen
Teilnehmerfotos bearbeiten
Spendenübersicht erstellen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
FahrradständerAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Megafon
TelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
ReifenflicksetsAnz. 6
FahrradschläucheAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 3
FahrradständerAnz. 4
WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 6
TrinkflaschenAnz. 20
FahrradschlösserAnz. 6
WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
SpanngurteAnz. 12
Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
SicherheitsspiegelAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

Start-Ziel-Banner
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
SponsorenposterAnz. 20
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxthermometerAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Entfernungen mindestens 8 Wochen vorher fest. Prüfe Steigungen, gefährliche Kreuzungen und mögliche Ausweichstrecken, bevor du Genehmigungen beantragst.
Beantrage erforderliche Routegenehmigungen frühzeitig und reserviere den Startort erst danach verbindlich. Plane zusätzlich mobile Toiletten und Fahrradständer für den gesamten Teilnehmerbereich ein.
Erstelle spätestens 4 Wochen vor dem Start einen Helferplan. Weise Verkehrsposten konkreten Kreuzungen zu und gib ihnen Warnwesten, Megafon oder Telefon sowie eine erreichbare Kontaktperson.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor der Tour und passe den Sicherheitsplan an. Lege fest, wann bei Gewitter, starkem Wind oder großer Hitze abgebrochen oder verkürzt wird.
Kontrolliere Fahrräder, Werkzeug und Ersatzmaterial am Vortag. Rechne neben Pumpen und Reparatursets auch mit passenden Schläuchen, Flicksets, Kabelbindern und geladenen Powerbanks.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Benefiz-Fahrradtour anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Für eine größere Strecke oder mehrere betroffene Straßen solltest du die zuständigen Stellen noch früher kontaktieren.
Wie viele Helfer braucht eine Benefiz-Fahrradtour?: Plane pro besetzter Kreuzung mindestens eine Person und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Start, Ziel, Anmeldung und Material ein. Für jede Gruppe sollte außerdem eine erreichbare Ansprechperson eingeteilt sein.
Was braucht man bei einer Fahrradpanne unterwegs?: Nimm mindestens 2 mobile Reparaturpunkte oder entsprechend verteilte Reparaturteams mit. Pro Team gehören Ersatzpumpen, Reifenflicksets, Fahrradschläuche und ein Fahrradreparaturset dazu.
Wann sollte ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende Strecke, Startzeit, Treffpunkt, Teilnahmehinweise und Kontaktdaten spätestens 7 Tage vor der Tour. Eine kurze Wetter- und Sicherheitsinformation solltest du zusätzlich 24 Stunden vorher verschicken.

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