Zo organiseer je een gezondheidspicknick

Begin met de locatie, datum en verwachte groepsgrootte; die bepalen bijna alles wat daarna komt. Reserveer het park op tijd en werk vervolgens het programma uit met activiteiten zoals yoga of rekken, gezonde catering en duidelijke pauzemomenten. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en leg vrijwilligers, begeleiders en leveranciers uiterlijk enkele weken vooraf vast. In de laatste week draait het om weer, route-informatie, materialen en voedselveiligheid: bereid salades en wraps zo laat mogelijk voor en houd een alternatief plan klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Parkreservering aanvragen
3
Programma en activiteiten bepalen
3 personen
4
Begroting en deelnemersaantal bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Activiteitenbegeleiders vastleggen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Leveranciers bevestigen
13
Weersvoorspelling controleren
14
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
15
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
16
Dieetwensen met cateraar delen
17
Programma naar deelnemers sturen
18
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
19
Route en parkeerinformatie sturen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
23
Verse producten controleren
2 personen
24
Fruit en groenten wassen
3 personen
25
Salades en wraps voorbereiden
4 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
30
Terrein controleren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Picknickkleedjes uitspreiden
2 personen
34
Buffettafels inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
37
Infoborden plaatsen
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Gezondheidswandeling begeleiden
2 personen
46
Yoga en stretching begeleiden
2 personen
47
Gezonde leefstijltips presenteren
48
Buffet openen
2 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Dieetgerechten aanwijzen
52
Fruitworkshop begeleiden
2 personen
53
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
54
Gezelschapsspellen begeleiden
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Licht rond terrein inschakelen
2 personen
58
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

59
Restanten veilig verpakken
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende materialen controleren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Locatieoplevering bevestigen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 90
Picknicktafelsaantal 6
Picknickkleedjesaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 10
Waterkaraffenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor dieetgerechtenaantal 40
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Yoga mattenaantal 25
Stretchbandenaantal 20
Wandelroutebordenaantal 6
Pionnenaantal 20
Gezelschapsspellenaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 6
Programmapostersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegers en blikaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 8
Eerste hulp kitaantal 2

Tips

Plan de opbouw in twee delen: laat partytenten, tafels, stoelen en picknickkleedjes eerst plaatsen en leg daarna servies, serveerschalen en waterkaraffen klaar. Reserveer minimaal 60 minuten voor de start van het programma.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en deel de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen voor de picknick met de cateraar. Label dieetgerechten afzonderlijk en gebruik aparte serveertangen.
Maak voor 20 deelnemers als richtlijn minstens één koelbox of voedselbak per grote gerechtgroep en controleer verse producten op de ochtend zelf. Was fruit en groenten pas kort voor de voorbereiding en bewaar salades en wraps gekoeld.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en bepaal dan of de partytenten voldoende zijn of dat je het alternatieve programma gebruikt. Stuur deelnemers uiterlijk een dag van tevoren een duidelijke weerbeslissing.
Zet een vrijwilligersrooster met blokken van 60 tot 90 minuten op, inclusief ontvangst, activiteitenbegeleiding, catering en opruimen. Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers aankomen; neem powerbanks mee voor telefoons.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een gezondheidspicknick organiseren?: Leg locatie en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zeker als je een park moet reserveren. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de picknick en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een gezondheidspicknick verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij het maken van de definitieve deelnemerslijst. Deel het overzicht uiterlijk 5 dagen voor het evenement met de cateraar, zodat etiketten en aparte gerechten geregeld zijn.
Hoe bereid ik gezonde catering voor een picknick voor?: Doe houdbare boodschappen eerder, maar controleer verse producten op de dag zelf. Was groenten en fruit en bereid salades en wraps zo kort mogelijk voor vertrek; houd ze daarna gekoeld in koelboxen of voedselbakken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een gezondheidspicknick?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een keuze tussen het buitenprogramma en je alternatieve weerplan. Communiceer de beslissing de dag vóór de picknick en zorg dat vrijwilligers weten waar het programma, de materialen en de deelnemers naartoe moeten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.