Gesundheitspicknick organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Gesundheitspicknick entscheidet die Vorbereitung darüber, ob vor Ort alles entspannt läuft. Lege zuerst Ort, Datum, Budget und Teilnehmerzahl fest, bevor du Einladungen verschickst oder Aktivitäten planst. Danach folgen Parkreservierung, Anmeldungen und die Abfrage von Ernährungswünschen. In der letzten Woche stehen Programm, Helfereinteilung, Verpflegung und ein Plan für schlechtes Wetter im Mittelpunkt. So weiß jeder, was er mitbringen oder übernehmen soll.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
2
Parkreservierung beantragen
3
Programm und Aktivitäten festlegen
3 Personen
4
Budget und Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Aktivitätsleiter festlegen
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
12
Lieferanten bestätigen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
15
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
16
Diätwünsche mit dem Caterer teilen
17
Programm an Teilnehmer senden
18
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
19
Route und Parkinformationen senden
20
Materialien prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
23
Frische Produkte prüfen
2 Personen
24
Obst und Gemüse waschen
3 Personen
25
Salate und Wraps vorbereiten
4 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
30
Gelände kontrollieren
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Picknickdecken ausbreiten
2 Personen
34
Buffettische einrichten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Aktivitätsstationen aufbauen
4 Personen
37
Infotafeln aufstellen
2 Personen
38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
39
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Anmeldungen abhaken
2 Personen
43
Begrüßungsgetränke ausschenken
3 Personen
44
Begrüßungswort übernehmen
45
Gesundheitswanderung begleiten
2 Personen
46
Yoga und Stretching anleiten
2 Personen
47
Tipps für einen gesunden Lebensstil präsentieren
48
Buffet eröffnen
2 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Diätgerichte zuweisen
52
Obstworkshop begleiten
2 Personen
53
Entspannungssession leiten
2 Personen
54
Gesellschaftsspiele betreuen
3 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Licht rund um das Gelände einschalten
2 Personen
58
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen

Nachbereitung

59
Reste sicher verpacken
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Gelände reinigen
4 Personen
65
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
66
Materialien zurückbringen
3 Personen
67
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
68
Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
70
Locatieoplevering bevestigen
71
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 90
PicknicktischeAnz. 6
PicknickdeckenAnz. 30

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 15
ServierzangenAnz. 10
WasserkaraffenAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 20
Etiketten für DiätgerichteAnz. 40
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

YogamattenAnz. 25
StretchbänderAnz. 20
WanderwegschilderAnz. 6
KegelAnz. 20
GesellschaftsspieleAnz. 8

Dekoration

InfotafelnAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 10
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
Desinfektions-HändegelAnz. 8
Erste-Hilfe-SetAnz. 2

Tipps

Beantrage die Parkreservierung frühzeitig und kläre, ob Partyzelte, Picknicktische oder Lautsprecher erlaubt sind. Schicke Route, Parkinformationen und einen Treffpunkt spätestens eine Woche vorher an alle Teilnehmenden.
Setze einen festen Anmeldeschluss, idealerweise 7 Tage vor dem Picknick. Erstelle danach die endgültige Teilnehmerliste und gib die gesammelten Diätwünsche an den Caterer weiter.
Plane für jede Aktivität eine verantwortliche Person ein und teile den Freiwilligenplan spätestens 3 Tage vorher. Für Yoga oder Stretching sollten Yogamatten und Stretchbänder bereits nach Gruppen sortiert bereitliegen.
Bereite Salate und Wraps erst kurz vor dem Termin vor und lagere haltbare Lebensmittel getrennt von frischen Produkten. Beschrifte Diätgerichte und nutze Kühlboxen für alles, was nicht durchgehend gekühlt bleiben darf.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, ob der Alternativplan gilt. Plane Partyzelte, zusätzliche Sitzgelegenheiten und eine klare Absage- oder Verschiebungsinformation nicht erst am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Gesundheitspicknick organisieren?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Ort, Datum, Budget und Teilnehmerzahl. Die Parkreservierung und wichtige Lieferanten solltest du möglichst in der ersten Woche anfragen.
Wann soll ich die Einladungen für ein Gesundheitspicknick verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss auf 7 Tage vorher. So bleiben noch einige Tage für die endgültige Teilnehmerliste und die Verpflegungsplanung.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Gesundheitspicknick?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivität und zusätzlich 2 Helfer für Aufbau, Verpflegung und Abbau ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden ist eine weitere Person für Getränke und Diätgerichte sinnvoll.
Wann muss ich den Wetterplan für das Picknick festlegen?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege dann verbindlich fest, ob der Alternativplan gilt. Informiere die Teilnehmenden spätestens am Vorabend über Ort, Uhrzeit und Änderungen.

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