Organiser un pique-nique santé sans rien laisser au hasard

Pour organiser un pique-nique santé, commencez par fixer le parc, la date, le budget et le nombre de participants. Enchaînez ensuite les inscriptions, la collecte des besoins alimentaires et la réservation des prestataires. Prévoyez les activités, les bénévoles et un plan météo de secours avant d’acheter les produits frais. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, préparer les salades et les wraps, puis installer le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Demander une réservation de parc
3
Définir le programme et les activités
3 personnes
4
Définir le budget et le nombre de participants
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Mettre en place les encadrants d'activités
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Confirmer les fournisseurs
13
Vérifier les prévisions météo
14
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
15
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
16
Communiquer les besoins alimentaires au traiteur
17
Envoyer le programme aux participants
18
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
19
Envoyer l’itinéraire et les informations de stationnement
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
23
Contrôler les produits frais
2 personnes
24
Laver les fruits et les légumes
3 personnes
25
Préparer les salades et les wraps
4 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
30
Contrôler le site
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Étaler les couvertures de pique-nique
2 personnes
34
Installer les tables de buffet
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Installer les stations d’activités
4 personnes
37
Installer les panneaux d’information
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Préparer la table d'inscription
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Assurer le mot de bienvenue
45
Encadrer la marche santé
2 personnes
46
Encadrer le yoga et les étirements
2 personnes
47
Présenter des conseils pour un mode de vie sain
48
Ouvrir le buffet
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Attribuer les plats diététiques
52
Animer l’atelier fruits
2 personnes
53
Animer la séance de relaxation
2 personnes
54
Animer les jeux de société
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Allumer l'éclairage autour du site
2 personnes
58
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

59
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Confirmer la remise du lieu
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 90
Tables de pique-niqueqté 6
Plaids de pique-niqueqté 30

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 15
Pinces de serviceqté 10
Carafes d'eauqté 12

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour les plats spéciauxqté 40
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 25
Bandes de résistanceqté 20
Panneaux de parcours pédestreqté 6
Cônesqté 20
Jeux de sociétéqté 8

Décoration

Panneaux d’informationqté 6
Affiches du programmeqté 10
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais et pelleqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2

Conseils

Réservez le parc au moins 6 à 8 semaines avant la date, surtout si une autorisation est nécessaire. Vérifiez aussi les règles concernant les tentes, les tables, le son et les déchets.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le pique-nique. Demandez à chaque participant ses allergies, son régime alimentaire et ses besoins particuliers, puis transmettez le récapitulatif au traiteur.
Envoyez le programme, l’itinéraire et les informations de stationnement 5 à 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, le point de rendez-vous et ce que les participants doivent apporter.
Contrôlez la météo 72 heures puis 24 heures avant le début. Votre solution de repli doit préciser le lieu, les personnes responsables et la façon de prévenir les participants.
Préparez les aliments non périssables à l’avance, mais lavez les fruits et légumes et préparez les salades et les wraps le jour même. Utilisez des glacières et des bacs alimentaires pour maintenir les produits frais au froid jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le parc, lancer les invitations, recruter les bénévoles et confirmer les fournisseurs.
Quand envoyer les invitations pour un pique-nique santé ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date et fixez une réponse définitive 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand préparer la nourriture d’un pique-nique santé ?: Achetez les produits non périssables quelques jours à l’avance. Lavez les fruits et légumes et préparez les salades et les wraps le jour de l’événement, idéalement 2 à 4 heures avant le repas.
Que faire s’il pleut le jour du pique-nique santé ?: Décidez du plan météo de secours au plus tard 72 heures avant, puis confirmez-le 24 heures avant. Envoyez immédiatement le changement de lieu ou d’horaire aux participants et aux bénévoles.

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