Zo organiseer je een gezondheidsfietstocht

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route, datum en startlocatie. Daarna regel je vergunningen, meldingen, rustplaatsen en voldoende begeleiding voor onderweg. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en deel je vrijwilligers en fietsbegeleiders in. In de laatste week draait alles om veiligheid, materiaal en terreinopbouw: controleer de route opnieuw, zet routeborden klaar en zorg dat fietsen, drinken en reparatiemateriaal beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie voor start reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Rustplaatsen vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers voor posten werven
2 personen
10
Fietsbegeleiders indelen
2 personen
11
Catering reserveren
12
Afvalinzameling afspreken
13
Weersverwachting controleren
14
Route opnieuw inspecteren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Routekaarten afdrukken
17
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
18
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
22
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Partytenten opzetten
4 personen
25
Routeborden plaatsen
3 personen
26
Rustposten inrichten
4 personen
27
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
29
Gezondheidsinformatie uitstallen
2 personen
30
EHBO- en reparatiepost klaarzetten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanwezigheid registreren
3 personen
34
Startpakketten uitdelen
3 personen
35
Fietsen veilig parkeren
2 personen
36
Opening en veiligheidsbriefing geven
2 personen
37
Groepen laten vertrekken
4 personen
38
Routegroep begeleiden
6 personen
39
Rustpost bemannen
4 personen
40
Water en fruit uitdelen
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
43
EHBO verlenen
2 personen
44
Finishende deelnemers registreren
3 personen
45
Medaille of certificaat uitdelen
2 personen
46
Gezonde maaltijd serveren
5 personen
47
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Gezondheidsquiz begeleiden
2 personen
50
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
51
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
3 personen
53
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Partytenten afbreken
4 personen
56
Routeborden verwijderen
3 personen
57
Fietsparkeerplaats opruimen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Terrein schoonmaken
4 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven eten opslaan
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Deelnemersinformatie naberichten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Fietsrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 12
Routekaartenaantal 100
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietslichtsetsaantal 10
Bidonsaantal 100
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Medaillelintenaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 3
Koelelementenaantal 24

Catering

Drankdispensersaantal 4
Isolerende voedselbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Naamstickersaantal 120
Gezondheidsquizformulierenaantal 100
Certificatenaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12

Tips

Leg de route en datum eerst vast en controleer de route daarna op gevaarlijke kruisingen, smalle passages en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Plan een tweede inspectie kort voor de tocht, omdat werkzaamheden of omleidingen intussen kunnen veranderen.
Reserveer de startlocatie ruim voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer of je daar tafels, stoelen, partytenten en fietsrekken kwijt kunt. Houd ook ruimte vrij voor afzethekken, deelnemersregistratie en een duidelijke doorgang naar de start.
Maak de vrijwilligersindeling concreet: wijs per post een verantwoordelijke aan en plan fietsbegeleiders voor de voorhoede, het midden en de achterste deelnemers. Geef begeleiders reflecterende hesjes, routekaarten en een manier om elkaar te bereiken.
Regel onderweg meer dan alleen water. Zet bij rustplaatsen koelboxen, bidons en eenvoudige hapjes klaar en houd rekening met verzamelde dieetwensen; controleer de catering uiterlijk één week vooraf.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk de dag voor vertrek. Test routepijlen, routeborden, fietslichtsets, fietspompen en reparatiesets en sorteer startnummers, polsbandjes en deelnemerslijsten per uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezondheidsfietstocht?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, kruisingen en rustplaatsen. Reken per bemande post minimaal één vrijwilliger en plan daarnaast fietsbegeleiders voor de voorhoede en achterste groep; maak de indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer moet je een vergunning of melding regelen voor een fietstocht?: Controleer dit zodra route, datum en startlocatie vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vooraf. Een route met openbare wegen, verkeersbegeleiding of een groter deelnemersaantal kan extra voorwaarden hebben; wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel drinken moet je voorzien per deelnemer?: Zet bij de start minimaal één bidon of drinkmogelijkheid per deelnemer klaar en vul aan bij de rustplaatsen. Neem extra voorraad mee voor warm weer en controleer de definitieve deelnemerslijst enkele dagen vooraf, zodat je de hoeveelheid kunt bijstellen.
Wanneer controleer je de route opnieuw voor de fietstocht?: Doe een nieuwe inspectie in de week voor het evenement en nog één korte controle op de dag zelf als dat mogelijk is. Let vooral op wegwerkzaamheden, ontbrekende routepijlen, losse obstakels en veilige doorgangen bij de start en finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.