Gezondheidsdag organiseren: complete checklist

Een gezondheidsdag vraagt om meer dan een programma en een paar informatiestands. Je moet gezondheidspartners, workshops, aanmeldingen, dieetwensen en meetapparatuur op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar communicatie, deelnemersregistratie en de praktische opbouw. Deze checklist helpt je om op tijd te reserveren, materialen te testen en de ontvangst soepel te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Gezondheidspartners benaderen
2 personen
Workshops en demonstraties vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering naar deelnemers sturen
Programma afdrukken
Routeborden maken
Contactgegevens controleren
Dieetoverzicht delen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
EHBO-materialen controleren
Meetapparatuur testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Inschrijfformulieren klaarleggen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Workshopruimtes indelen
3 personen
Beweegzone inrichten
3 personen
Gezondheidsstands opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Presentaties controleren
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Gezondheidsmetingen uitvoeren
3 personen
Leefstijlworkshop begeleiden
2 personen
Beweegworkshop begeleiden
2 personen
Voedingsworkshop begeleiden
2 personen
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
Gezonde maaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Workshopmaterialen aanvullen
Vragen bij stands beantwoorden
3 personen
Deelnemers naar sessies verwijzen
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
Feedbackkaarten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig verpakken
2 personen
Koelmiddelen opruimen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Gezondheidsstands afbreken
4 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Workshoptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharrelkommenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Fitnessballenaantal 10
Handgewichtenaantal 20
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 15
Handdoekenaantal 40

Decoratie

Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiestationsaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en ruimtes minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer aparte plekken voor workshops, demonstraties, ontvangst en catering, zodat deelnemers elkaar niet hinderen.
Benader gezondheidspartners en workshopbegeleiders zodra de datum staat. Vraag uiterlijk 4 weken vooraf om hun definitieve tijden, materiaalbehoefte en presentatiebestanden.
Verzamel dieetwensen in het aanmeldformulier en sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de gezondheidsdag. Deel daarna één dieetoverzicht met de catering of het voorbereidingsteam.
Test meetapparatuur, laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon minstens 3 dagen vooraf. Leg bovendien verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations klaar op de plekken waar ze nodig zijn.
Plan de opbouw op de ochtend zelf met minimaal 90 minuten marge. Zet ontvangstbalie, inschrijftafels, routeborden, workshoptafels en buffettafels eerst klaar; koel dranken en werk de hapjes daarna af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en gezondheidspartners. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier definitief zijn.
Wanneer moet de inschrijving voor een gezondheidsdag sluiten?: Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen vooraf. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen, inschrijfformulieren en cateringhoeveelheden te controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een gezondheidsdag op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Reserveer extra tijd als je meerdere workshops, meetapparatuur of een beamer met draadloze microfoon gebruikt.
Wanneer moet ik de techniek voor een gezondheidsdag testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 3 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Controleer vooral presentaties, aansluitingen, batterijen, verlengkabels en het geluidsniveau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.