Checklist para organizar un Día de la Salud

Organizar un Día de la Salud requiere coordinar actividades, profesionales, inscripciones y materiales sin dejar cabos sueltos. Empieza fijando la fecha, el programa y las salas; después confirma a los socios de salud y abre las inscripciones. Durante la última semana, revisa las preferencias dietéticas, prepara la señalización y prueba el equipo. Esta checklist reúne 73 tareas y 60 artículos para que el montaje, los talleres y la recepción estén listos a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Contactar a socios de salud
2 personas
Contratar talleres y demostraciones
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio a los participantes
Imprimir el programa
Crear señales de ruta
Comprobar datos de contacto
Compartir el resumen de dietas
Recoger los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
Comprobar el material de primeros auxilios
Probar el equipo de medición
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Dejar listos los formularios de inscripción
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Distribuir las salas del taller
3 personas
Montar la zona de movimiento
3 personas
Montar los puestos de salud
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar el micrófono
Revisar las presentaciones
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar aperitivos
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Realizar mediciones de salud
3 personas
Coordinar taller de estilo de vida
2 personas
Dirigir el taller de ejercicio
2 personas
Coordinar el taller de nutrición
2 personas
Guiar la sesión de relajación
2 personas
Servir una comida saludable
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer el material del taller
Responder preguntas en los stands
3 personas
Derivar a los participantes a las sesiones
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
Repartir tarjetas de feedback
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger los refrigerantes
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar los puestos de salud
4 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Archivar datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de tallercant. 8
Mesas altascant. 6
Sillascant. 90
Taburetescant. 12
Mantelescant. 14
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos rústicoscant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Bandas de resistenciacant. 30
Pelotas de fitnesscant. 10
Mancuernascant. 20
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 15
Toallascant. 40

Decoración

Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Guirnaldascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Puestos de desinfeccióncant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las salas antes de enviar las invitaciones. Si habrá talleres y demostraciones simultáneos, asigna cada actividad a una sala concreta y deja el recorrido indicado con señales.
Envía un primer recordatorio varios días antes y comprueba los datos de contacto de cada inscrito. Recoge las preferencias dietéticas antes de compartir el resumen con quienes preparan los aperitivos.
Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el altavoz y el micrófono antes del día del evento. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y las estaciones de carga para evitar montar conexiones a última hora.
Lava las frutas y verduras y prepara los aperitivos con antelación, pero enfría las bebidas cerca del comienzo. Calcula el espacio del buffet antes de colocar las mesas, las bandejas, las jarras de agua y los termos.
Monta primero la recepción y después las mesas de talleres y demostraciones. Deja preparados los formularios de inscripción, el material de primeros auxilios y el equipo de medición antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Salud?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar las salas, contactar con socios y contratar talleres. Deja la revisión final de materiales, dietas y equipos para los últimos 3 días.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para el Día de la Salud?: Abre el formulario al menos 3 semanas antes del evento. Cierra o revisa la lista de participantes entre 3 y 5 días antes para actualizar las dietas y enviar un recordatorio fiable.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: El día anterior confirma el programa, la señalización, las mesas, las sillas y el mostrador de recepción. También prueba el equipo de medición y las presentaciones, y deja listas las bebidas, los formularios y el material de primeros auxilios.
¿Cuándo se prepara la comida para un Día de la Salud?: Lava las frutas y verduras y prepara los aperitivos el mismo día o la víspera, según su conservación. Enfría las bebidas unas horas antes y coloca el buffet después de montar las mesas, para mantener despejadas las zonas de talleres.

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