Journée santé : la checklist pour tout organiser

Une Journée santé demande de coordonner les partenaires, les ateliers, les inscriptions et l’accueil sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tables et du matériel. Elle aide aussi à prévoir les besoins alimentaires, les supports de présentation et les équipements de mesure. Comptez plusieurs vérifications dans les jours précédant l’événement, notamment pour les participants et les branchements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Contacter les partenaires santé
2 personnes
Fixer les ateliers et démonstrations
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel aux participants
Imprimer le programme
Créer les panneaux de direction
Vérifier les coordonnées
Partager le plan alimentaire
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le matériel de premiers secours
Tester le matériel de mesure
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Aménager la zone d’activité physique
3 personnes
Monter les stands de santé
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le microphone
Vérifier les présentations
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Effectuer les mesures de santé
3 personnes
Animer l’atelier sur le mode de vie
2 personnes
Animer l’atelier de mouvement
2 personnes
Animer l'atelier de nutrition
2 personnes
Animer la séance de relaxation
2 personnes
Servir un repas sain
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
Répondre aux questions sur les stands
3 personnes
Orienter les participants vers les sessions
2 personnes
Encadrer les séances photo
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
Distribuer les cartes de feedback
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les produits réfrigérants
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Démonter les stands de santé
4 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables d'atelierqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Saladiers en rotinqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Ballons de fitnessqté 10
Poids à mainqté 20
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 15
Serviettesqté 40

Décoration

Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Stations de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de lancer les invitations : les partenaires santé et les intervenants doivent connaître leurs horaires, leurs ateliers et le matériel attendu.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la Journée santé afin de mettre à jour la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite un rappel avec l’horaire, l’adresse et les consignes pratiques.
Préparez l’accueil séparément des ateliers : installez les tables d’inscription, les formulaires, les panneaux de direction et les porte-manteaux avant l’arrivée du premier participant.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, l’enceinte et le micro sans fil au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les stations de recharge pour éviter un branchement improvisé.
Organisez la partie repas la veille : lavez les fruits et légumes, préparez les en-cas, refroidissez les boissons et regroupez la vaisselle, les carafes d’eau, les glacières et les ustensiles de service. Contrôlez également le matériel de premiers secours et le matériel de mesure avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée santé ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour traiter les inscriptions, vérifier les coordonnées et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une Journée santé ?: Réservez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, le bureau d’accueil, les ateliers et le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations et le son.
Quand préparer les en-cas et les boissons ?: Lavez les fruits et légumes et préparez les en-cas la veille si leur conservation le permet. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début, puis placez-les dans les glacières juste avant l’accueil.
Que vérifier la veille d’une Journée santé ?: Contrôlez la liste des participants, le programme imprimé, les panneaux de direction, le matériel de premiers secours et le matériel de mesure. Faites aussi un test complet du vidéoprojecteur, du micro et des branchements au moins 24 heures à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.