Zo organiseer je een gezinswandeling zonder verrassingen

Een gezinswandeling staat of valt met een route die voor verschillende leeftijden haalbaar is en een duidelijke plek om te pauzeren. Leg eerst startlocatie, rustpunt en route vast; regel daarna uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd, controleer het parcours vooraf en geef deelnemers praktische informatie over starttijd, afstand en kleding. Op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst, herkenbare routebordjes en eten en drinken dat klaarstaat wanneer de eerste gezinnen terugkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Rustpunt reserveren
3
Startlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route vooraf controleren
2 personen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemers informeren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Routekaarten printen
13
Naamstickers voorbereiden
14
Materialen controleren
2 personen
15
Eten portioneren
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
EHBO-set klaarzetten
18
Startlocatie schoonmaken
2 personen
19
Partytent opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Routebordjes plaatsen
2 personen
22
Cateringbuffet inrichten
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Naamstickers uitdelen
26
Welkomstuitleg geven
27
Wandeling begeleiden
4 personen
28
Rustpunt bemannen
2 personen
29
Foto's maken
30
Buffet serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Kinderen begeleiden bij spellen
3 personen
33
Avondverlichting aanzetten
34
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

35
Afval verzamelen
3 personen
36
Buffet en tafels opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Routebordjes verwijderen
2 personen
40
Materialen terugbrengen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 5

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Draagbare luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Softballenaantal 4
Springtouwenaantal 6

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Pijlbordjesaantal 8
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op afstand. Loop haar vooraf met kinderen en controleer smalle paden, oversteken en plekken waar een kinderwagen lastig kan rijden; noteer ook een kortere variant.
Zet een uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de wandeling. Gebruik de deelnemerslijst daarna voor aantallen, dieetwensen en naamstickers, zodat je niet op de ochtend zelf nog hoeft na te bellen.
Informeer deelnemers uiterlijk 2 dagen vooraf over starttijd, verzamelpunt, routeafstand, rustpunt en wat ze zelf meenemen. Vermeld ook een telefoonnummer van de organisatie voor verdwalen of vertraging.
Richt de startlocatie minstens 60 minuten voor vertrek in. Zet de ontvangsttafel, naamstickers, routekaarten, EHBO-set en routebordjes klaar voordat deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bouw bij kans op regen de partytent op en zorg dat dranken gekoeld en warme dranken in thermoskannen beschikbaar zijn bij het rustpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een gezinswandeling zijn?: Kies voor gezinnen met jonge kinderen meestal een route van 3 tot 5 kilometer. Reken ongeveer 1,5 tot 2 uur inclusief een pauze van 20 tot 30 minuten; plan eventueel een kortere lus.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een gezinswandeling?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de wandeling, zodat je deelnemerslijst, dieetwensen, eten en naamstickers op tijd kunt afronden.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een gezinswandeling?: Reken per deelnemer op 0,5 tot 0,75 liter drinken voor de hele activiteit en een stevige pauzesnack. Voor een wandeling van 2 uur plan je het buffet uiterlijk 30 minuten voor vertrek en houd je extra porties achter de hand voor kinderen.
Hoe laat moet ik aanwezig zijn op de dag van de wandeling?: Kom minimaal 90 minuten voor de start aan op de locatie. Gebruik het eerste halfuur voor tafels, stoelen en de partytent; houd daarna 30 minuten over voor routebordjes, catering, registratie en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.