Checklist voor een gezinswandeling organiseren
Een gezinswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je regelt vooraf een startlocatie, een rustpunt, aanmeldingen en duidelijke informatie voor alle deelnemers. Controleer de route kort voor vertrek en plan eten, drinken en activiteiten op een manier die ook voor jonge kinderen haalbaar blijft. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een overzichtelijke ontvangst en een soepel einde van de wandeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wandelroute vastleggen
2 personen
Rustpunt reserveren
Startlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route vooraf controleren
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Naamstickers voorbereiden
Materialen controleren
2 personen
Eten portioneren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
EHBO-set klaarzetten
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Welkomstuitleg geven
Wandeling begeleiden
4 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Foto's maken
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderen begeleiden bij spellen
3 personen
Avondverlichting aanzetten
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Buffet en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Picknickbankenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Soeplepelsaantal 4
- Koffiekannenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 5
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Draagbare luidspreker
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Oplaadbare lantaarnsaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Softballenaantal 4
- Springtouwenaantal 6
Decoratie
- Routebordjesaantal 12
- Pijlbordjesaantal 8
- Naamstickersaantal 60
- Stiftenaantal 8
- Tafelkledenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-setaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Fluitjesaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en het rustpunt vroeg vast. Controleer de route daarna nogmaals vooraf op begaanbaarheid, omleidingen en geschikte plekken voor een pauze.
- Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de wandeling. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je eten kunt portioneren en niet op het laatste moment alternatieven hoeft te regelen.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en informeer deelnemers daarna over starttijd, locatie, route, kleding en wat zij zelf moeten meenemen.
- Richt de startlocatie vóór ontvangst in: zet de ontvangsttafel klaar, plaats routebordjes en pijlbordjes en leg naamstickers en stiften binnen handbereik.
- Plan extra tijd voor de opbouw. Reken op minstens 60 minuten voor partytent, tafels, stoelen, buffet, verlichting en controle van EHBO-set, luidspreker en verlengsnoeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een gezinswandeling?
- Leg de startlocatie, het rustpunt en de route bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de wandeling en rond de deelnemerslijst enkele dagen van tevoren af.
- Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een gezinswandeling?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast extra water voor onderweg. Voorzie bij een rustpunt per deelnemer minstens één maaltijdportie en een kleine snack.
- Wanneer controleer je de route van een gezinswandeling?
- Controleer de route bij het vastleggen en nogmaals 1 tot 3 dagen voor de wandeling. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, modder, oversteken, rustplekken en de bereikbaarheid voor kinderwagens.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een gezinswandeling op te bouwen?
- Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw van de startlocatie. Met een partytent, buffet, routebordjes, ontvangsttafel en verlichting is 90 minuten ruimer, zeker als je met een klein team werkt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!