Gezinsdag organiseren: checklist en planning

Een gezinsdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten en een paar spellen klaarzetten. Je regelt tegelijk de locatie, buitenruimte, catering, kinderactiviteiten, vrijwilligers en materiaal voor ontvangst en bediening. Begin met datum en programma, leg daarna de aanmeldingen en dieetwensen vast en werk toe naar een definitieve deelnemerslijst. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, koelen, voorbereiden en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en buitenruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Dieetlijst aan keuken geven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Marinades en sauzen maken
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Activiteitenborden maken
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
EHBO-doos controleren
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten bepalen
Doorgangen vrijmaken
2 personen

Event

Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankenstation opbouwen
2 personen
Spelzones uitzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsmoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
6 personen
Volwassenenspellen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Eten veilig opruimen
3 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Afwas voorsorteren
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel
Klapstoelenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 30
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 40
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijmessenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Handmegafoon

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Zachte speelballenaantal 8
Spelkleedaantal 4
Bordspellenaantal 12
Puzzelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Programmapostersaantal 8
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen deelnemers zien wanneer de kinderactiviteiten, maaltijd en gezamenlijke momenten plaatsvinden en kun je vrijwilligers gericht indelen.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef de definitieve dieetlijst tijdig aan de keuken. Controleer die lijst nog één keer nadat de laatste deelnemers zijn verwerkt.
Maak voor kinderen meerdere activiteiten klaar, maar controleer het spelmateriaal vooraf. Zet activiteitenborden en benodigdheden per onderdeel bij elkaar, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Controleer een week vooraf of tafels, stoelen en eventuele partytenten geregeld zijn. Houd bij een buitenprogramma een alternatief klaar en bekijk de weersverwachting opnieuw in de laatste 24 uur.
Verdeel boodschappen over houdbare en verse producten. Sla houdbare boodschappen eerder op, haal versproducten kort voor de gezinsdag op en koel dranken op tijd; bereid salades, sauzen en desserts volgens een vaste planning voor.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een gezinsdag versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag daarin meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de gezinsdag de aantallen en catering kunt vastleggen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een gezinsdag?: Bereken de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en splits volwassenen en kinderen waar dat nodig is. Reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg daarna per extra uur ongeveer 1 drankje per persoon toe.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een gezinsdag buiten?: Bekijk de verwachting ongeveer 7 dagen vooraf om bij te sturen en controleer opnieuw 24 uur voor de start. Neem dan de beslissing over partytenten, binnenruimte en aangepaste kinderactiviteiten.
Wat moet ik de dag voor een gezinsdag voorbereiden?: Zet naamkaartjes en activiteitenborden klaar, controleer het spelmateriaal en koel de dranken. Bereid waar mogelijk salades, marinades, sauzen en desserts voor en leg servies, serveerschalen en keukenmateriaal per taak bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.