Checklist para organizar un Día familiar sin olvidos

Organizar un Día familiar requiere coordinar invitados, comida, actividades y espacio exterior en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y el programa, reservar el lugar y enviar las invitaciones con tiempo. Después tendrás que controlar inscripciones, preferencias alimentarias, voluntarios y material para niños. La última semana se centra en confirmar asistentes, comprar, enfriar bebidas y dejar lista la preparación de cocina.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el local y el espacio exterior
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Entregar la lista de dieta a cocina
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar marinadas y salsas
2 personas
Porcionar postres
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear carteles de actividades
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Comprobar el botiquín
Comprobar los baños
2 personas
Determinar puntos de residuos
Despejar los pasillos
2 personas

Evento

Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Delimitar las zonas de juego
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Coordinar el momento de apertura
2 personas
Servir café y té
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
6 personas
Dirigir los juegos para adultos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Retirar la comida de forma segura
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Clasificar los platos sucios previamente
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de inscripción
Sillas plegablescant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 30
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 40
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillos de cortecant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Megáfono de mano

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 2
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Pelotas blandas de juegocant. 8
Alfombra de juegocant. 4
Juegos de mesacant. 12
Puzlescant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 10
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Pósteres del programacant. 8
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Esponjascant. 12
Guantes de gomacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones al menos 4 semanas antes y cierra las inscripciones 7 días antes; así podrás entregar a cocina una lista fiable de asistentes y dietas.
Calcula el catering a partir de la lista final, no de una estimación inicial. Reserva también mesas de buffet, vajilla y vasos con margen para cubrir cambios de última hora.
Confirma las carpas y el espacio exterior 3 días antes consultando el pronóstico. Si se prevé lluvia, decide de antemano dónde colocar las mesas, las actividades y la mesa de inscripción.
Haz la compra de productos de larga duración con varios días de antelación y recoge los frescos el día anterior. Enfría las bebidas como mínimo 12 horas antes de que lleguen los invitados.
Prepara tarjetas de nombre y carteles de actividades la víspera. Comprueba también altavoces, material de juego, termos, cafeteras y neveras portátiles antes de montar el espacio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas unas 4 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder calcular la comida, preparar las tarjetas de nombre y asignar voluntarios.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes y las dietas?: Haz la lista final 5-7 días antes del evento y entrega las preferencias dietéticas a cocina en ese momento. Reserva un margen para contactar a quienes todavía no hayan respondido.
¿Cuándo comprar y preparar la comida para un Día familiar?: Compra los productos de larga duración entre 3 y 5 días antes y recoge los frescos el día anterior. Lava frutas y verduras, prepara ensaladas, salsas y marinadas con la antelación que permita conservarlos correctamente.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y preparar el espacio exterior?: Consulta el pronóstico 3 días antes y vuelve a revisarlo la víspera. Las carpas, mesas y sillas deben estar confirmadas antes de ese momento para poder reorganizar el programa si cambia el tiempo.

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