Journée familiale : la checklist pour ne rien oublier

Une journée familiale demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le mobilier, les activités pour enfants et la préparation du buffet. Cette checklist rassemble 76 tâches et 63 éléments à prévoir, de la réservation du lieu au rangement des aliments frais. Suis l’ordre des étapes pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les chaises, le matériel de jeu, les boissons fraîches et les informations transmises à la cuisine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’espace extérieur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Transmettre la liste des régimes à la cuisine
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux d’activités
2 personnes
Composer la playlist musicale
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes
Déterminer les points de déchets
Dégager les passages
2 personnes

Événement

Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Monter le point de boissons
2 personnes
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Animer le moment d'ouverture
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
6 personnes
Animer des jeux pour adultes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Trier la vaisselle à l’avance
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 4
Table d'inscription
Chaises pliantesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 40
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Couteaux de découpeqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Mégaphone à main

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Balles de jeu souplesqté 8
Tapis de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 12
Puzzlesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévois aussi l’espace extérieur et une solution sous tente si la météo devient incertaine.
Demande les inscriptions et les régimes alimentaires suffisamment tôt pour établir une liste définitive des participants. Transmets cette liste à la cuisine avant les achats et le calcul des quantités.
Répartis les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une aide générale. Prévois notamment des personnes pour l’accueil, les activités, le buffet, le café et le rangement.
Vérifie le mobilier et la vaisselle au moins quelques jours avant la journée familiale. Compte les tables, chaises, assiettes, verres, couverts et tables de buffet selon le nombre final d’inscrits.
Prépare les éléments qui supportent l’attente à l’avance, puis garde les produits frais au froid jusqu’au dernier moment. Refroidis les boissons, lave les fruits et légumes et portionne les desserts avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée familiale ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités, les régimes alimentaires et les besoins en mobilier.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée familiale ?: Compte 6 à 8 semaines pour une organisation confortable, surtout si tu dois réserver un lieu, des tentes, des tables et des chaises. Les derniers contrôles et les achats de produits frais se font dans les 2 à 3 jours précédents.
Comment calculer les quantités de repas pour une journée familiale ?: Base le calcul sur la liste définitive des participants, séparée entre adultes et enfants, puis ajoute environ 10 % de marge pour les portions supplémentaires. Vérifie aussi séparément les régimes et allergies avant de transmettre les quantités à la cuisine.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée familiale ?: Vérifie la météo, le mobilier, le matériel de jeu, les badges, les panneaux d’activités et les boissons réfrigérées. Termine les préparations froides, rassemble les glacières et confirme la répartition des bénévoles au plus tard la veille.

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