Gemeenteweekend organiseren: checklist en planning

Een gemeenteweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en programma. Je regelt tegelijk aanmeldingen, kamervoorkeuren, vervoer, maaltijden, vrijwilligers en inhoudelijke momenten. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar een vast programma en duidelijke deelnemersinformatie. Met deze checklist houd je ook de praktische details bij die vaak te laat komen, zoals dieetwensen, noodnummers, kamerindeling en de controle van keuken- en activiteitenmaterialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Begroting opstellen
2 personen
Reservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kamervoorkeuren verwerken
Vervoer inventariseren
2 personen
Ritindeling maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Paklijst naar deelnemers sturen
Contactgegevens verzamelen
Noodnummers verzamelen
Maaltijden plannen
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Eetzaalindeling maken
2 personen
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
Muziek voorbereiden
2 personen
Liederenbundels selecteren
2 personen
Gebedsmomenten voorbereiden
2 personen
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Kamerindeling afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Slaapruimtes inrichten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenen markeren
2 personen
Veiligheidsinformatie ophangen
Ontvangst voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers verwelkomen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsmoment begeleiden
3 personen
Groepsindeling toelichten
Kennismakingsactiviteit begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Middagpauze verzorgen
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Nachtelijke rust uitleggen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendgebed begeleiden
2 personen
Ochtendprogramma begeleiden
4 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Gespreksgroepen begeleiden
6 personen
Lunch klaarmaken
4 personen
Lunch serveren
4 personen
Slotviering begeleiden
4 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Kamers controleren
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Gevonden voorwerpen melden
Restanten opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kamerschermenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Ontbijtbordenaantal 80
Soepkommenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Inductieplatenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Ovenhandschoenenaantal 4
Keukenschortenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Flipoversaantal 3
Whiteboardsaantal 3
Wekkersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Lopersaantal 12
Papieren slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Liederenbundelsaantal 80
Bijbelsaantal 40
Notitieblokkenaantal 80
Balpennenaantal 100
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 6
Stiftenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 8
Gezelschapsspellenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk acht weken vooraf datum, locatie en reservering vast. Controleer meteen hoeveel slaapplaatsen, eetzaalplekken en ruimtes voor activiteiten beschikbaar zijn.
Sluit de aanmeldingen ongeveer drie weken voor vertrek. Vraag daarbij niet alleen namen en contactgegevens, maar ook dieetwensen, kamervoorkeuren en vervoersbehoefte.
Maak de ritindeling minimaal één week vooraf en stuur dan het programma en de paklijst naar alle deelnemers. Vermeld ook vertrektijd, opstapplaats en een bereikbaar noodnummer.
Plan maaltijden per eetmoment en tel servies, glazen en bestek per deelnemer plus minstens 10 procent reserve. Controleer daarnaast of koffiezetapparaten, waterkokers, kookpannen en koelboxen beschikbaar zijn.
Druk de kamerindeling, naamkaartjes en deelnemersinformatie uiterlijk één dag vooraf af. Zet materialen voor muziek, liederen, gebedsmomenten en gespreksvragen per onderdeel klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gemeenteweekend organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, begroting en reservering. Plan de definitieve deelnemersinformatie, ritindeling en materiaalcontrole in de laatste twee weken.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een gemeenteweekend?: Vraag dieetwensen op het moment van aanmelden en sluit deze inventarisatie uiterlijk drie weken voor vertrek. Geef het definitieve overzicht daarna door aan degene die de maaltijden plant en bereidt.
Hoe maak je een kamerindeling voor een gemeenteweekend?: Verzamel eerst de kamervoorkeuren en het aantal beschikbare bedden per kamer. Maak de indeling ongeveer één week vooraf, controleer wijzigingen en druk de definitieve versie de dag voor vertrek af.
Hoeveel servies heb je nodig voor een gemeenteweekend?: Reken per gepland eetmoment op één bord, kom of kopje en het benodigde bestek per deelnemer. Voeg minimaal 10 procent reserve toe, vooral bij hergebruik tussen maaltijden of een programma met meerdere eetgroepen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.