Gemeinde-Wochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gemeinde-Wochenende braucht mehr als ein gutes Programm. Vor der Abfahrt müssen Unterkunft, Anmeldungen, Zimmerwünsche, Fahrten und Ernährungsangaben zusammenpassen. Während des Wochenendes entscheiden klare Raumpläne, vorbereitete Gebetszeiten und eingeteilte Freiwillige darüber, ob alles ruhig läuft. Diese Checkliste führt dich durch die Planung – vom ersten Termin bis zu Mahlzeiten, Materialien und den Informationen für die Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Reservierung bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Zimmerwünsche berücksichtigen
Transport inventarisieren
2 Personen
Fahrtenplan erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Packliste an die Teilnehmer senden
Kontaktdaten sammeln
Notrufnummern sammeln
Mahlzeiten planen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Speisesaal anordnen
2 Personen
Aktivitätsmaterialien prüfen
2 Personen
Musik vorbereiten
2 Personen
Liederbücher auswählen
2 Personen
Gebetszeiten vorbereiten
2 Personen
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Raumaufteilung ausdrucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Schlafräume einrichten
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Allergene kennzeichnen
2 Personen
Sicherheitsinformationen aufhängen
Empfang vorbereiten
3 Personen

Event

Teilnehmer begrüßen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsakt begleiten
3 Personen
Gruppeneinteilung erläutern
Kennenlernaktivität begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Nachmittagspause organisieren
3 Personen
Abendessen zubereiten
5 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Gebetsmoment leiten
2 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Nachtruhe erläutern
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Morgengebet leiten
2 Personen
Morgenprogramm betreuen
4 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Gesprächsgruppen begleiten
6 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Abschlussfeier begleiten
4 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Zimmer kontrollieren
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Fundsachen melden
Reste einlagern
2 Personen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
RaumteilerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
FrühstückstellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 90
GabelnAnz. 90
LöffelAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
InduktionsplattenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 3
OfenhandschuheAnz. 4
KüchenschürzenAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
FlipchartsAnz. 3
WhiteboardsAnz. 3
WeckerAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
TischdeckenAnz. 12
LäuferAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8
LiederbücherAnz. 80
BibelnAnz. 40
NotizblöckeAnz. 80
KugelschreiberAnz. 100
A4-PapierAnz. 2
KlebebandAnz. 6
StifteAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 8
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und bestätige die Reservierung schriftlich. Plane danach Budget, Programm und Einladungen, damit Anmeldungen rechtzeitig eingehen können.
Schließe die Anmeldung nicht mit dem Namen ab: Erfasse auch Ernährungswünsche, Zimmerwünsche, Kontaktdaten und den vorhandenen Transport. Erstelle daraus spätestens eine Woche vor Beginn den Fahrtenplan.
Sende Programm und Packliste mindestens 7 Tage vorher an alle Teilnehmenden. So können fehlende persönliche Dinge und offene Fahrten noch vor dem Wochenende geklärt werden.
Plane Mahlzeiten nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl und prüfe Küche und Geschirr vorab. Für größere Gruppen gehören unter anderem Kaffeemaschinen, Thermoskannen, große Kochtöpfe, Servierschalen und ausreichend Teller und Besteck auf die Prüfliste.
Bereite die Räume nicht erst am ersten Programmpunkt vor: Drucke Raumaufteilung und Namensschilder aus, teile Freiwillige ein und lege Liederbücher, Gesprächsfragen und Aktivitätsmaterialien am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gemeinde-Wochenende organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reservierung und Budget. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Wochenende verschickt werden, damit Zimmerwünsche, Ernährungsangaben und Fahrten planbar bleiben.
Wann müssen sich Teilnehmende für das Gemeinde-Wochenende anmelden?: Setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor Beginn. Eine Woche vorher solltest du die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Zimmerbelegung und den Fahrtenplan abschließen.
Wie viele Helfer braucht ein Gemeinde-Wochenende?: Teile die Aufgaben mindestens 1 Woche vorher auf konkrete Personen auf: Empfang, Küche, Räume, Programm und Fahrten brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Bei größeren Gruppen ist zusätzlich eine Vertretung pro Bereich sinnvoll.
Was muss man den Teilnehmern vor dem Gemeinde-Wochenende schicken?: Sende spätestens 7 Tage vorher das Programm, die Packliste, Anreiseinformationen und eine Kontaktmöglichkeit. Ergänze bei Bedarf Notrufnummern und den Fahrtenplan, sobald alle Mitfahrgelegenheiten bestätigt sind.

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