Checklist du week-end de la municipalité

Un week-end de la municipalité demande de coordonner les participants, les trajets, les repas, les activités et l’hébergement. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions et la répartition des responsabilités. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, les préférences de chambre, les numéros d’urgence et le matériel. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à garder une vue claire jusqu’au départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Établir le budget
2 personnes
Confirmer la réservation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les préférences de chambre
Recenser les moyens de transport
2 personnes
Établir le planning des trajets
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Envoyer la liste de matériel aux participants
Recueillir les coordonnées
Rassembler les numéros d’urgence
Planifier les repas
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Préparer la disposition de la salle à manger
2 personnes
Vérifier le matériel d’activité
2 personnes
Préparer la musique
2 personnes
Sélectionner les recueils de chants
2 personnes
Préparer les moments de prière
2 personnes
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan de salle
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les espaces de couchage
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes
Afficher les consignes de sécurité
Préparer l’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer le moment d'ouverture
3 personnes
Expliquer la répartition des groupes
Animer l’activité de знакомства
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause de l’après-midi
3 personnes
Préparer le repas du soir
5 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Animer le moment de prière
2 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Expliquer le calme nocturne
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Animer la prière du matin
2 personnes
Encadrer le programme du matin
4 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Animer les groupes de discussion
6 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Encadrer la cérémonie de clôture
4 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Vérifier les chambres
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Signaler les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Paraventsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à petit-déjeunerqté 80
Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 4
Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 3
Gants de cuisineqté 4
Tabliers de cuisineqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Paperboardsqté 3
Tableaux blancsqté 3
Réveilsqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 12
Tapisqté 12
Guirlandes en papierqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Livrets de chantsqté 80
Biblesqté 40
Blocs-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 8
Jeux de sociétéqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Paniers à lingeqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu, le budget et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour traiter les inscriptions et ajuster les repas, les chambres et les transports.
Demandez les besoins alimentaires, les préférences de chambre et les coordonnées au moment de l’inscription. Une relance 10 à 14 jours avant le week-end évite de découvrir trop tard une allergie ou un changement de trajet.
Préparez un planning des trajets avec les heures de départ, les conducteurs et les numéros de téléphone. Envoyez-le avec le programme aux participants au moins 7 jours avant le départ.
Pour les repas, vérifiez séparément la vaisselle, les machines à café, les bouilloires, les thermos, les grandes marmites et les glacières. Faites cette vérification 5 à 7 jours avant afin de pouvoir emprunter ou remplacer ce qui manque.
Préparez les badges, le plan de salle, les recueils de chants, les questions de discussion et les moments de prière avant l’arrivée. Placez aussi la table d’accueil, les poubelles et le matériel visible dès l’ouverture du week-end.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un week-end de la municipalité ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu, le budget et le programme, puis ouvrez les inscriptions avant de planifier précisément les repas et les trajets.
Quand envoyer les invitations pour un week-end municipal ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines à l’avance pour laisser le temps de répondre et de s’organiser. Fixez une date limite d’inscription située environ 3 semaines avant le week-end.
Combien de temps avant faut-il confirmer les repas et les chambres ?: Rassemblez les besoins alimentaires et les préférences de chambre dès l’inscription, puis vérifiez-les 10 à 14 jours avant l’événement. Faites une dernière mise à jour avec le responsable des repas et de l’hébergement 5 à 7 jours avant.
Quand envoyer le programme et la liste de matériel ?: Envoyez le programme, le planning des trajets et la liste de matériel au moins 7 jours avant le départ. Gardez une copie imprimée du plan de salle, des coordonnées et des numéros d’urgence pour l’équipe d’organisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.