Gamingfeest organiseren: checklist en planning

Een gamingfeest staat of valt met werkende apparatuur, een stabiel netwerk en een duidelijke planning. Reserveer de ruimte en gamingapparatuur op tijd, verzamel dieetwensen en maak vooraf het toernooischema. Test alle gamingstations uiterlijk één dag van tevoren: installeer spellen, voer updates uit en controleer beeld, geluid en verbindingen. Op de dag zelf richt je eerst de tafels en stoelen in, daarna sluit je het netwerk aan en zet je eten en drinken klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Gamingapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toernooispellen kiezen
2 personen
Toernooischema maken
Deelnemersindeling maken
Locatie en route delen
Apparatuur testen
2 personen
Spellen installeren
2 personen
Updates uitvoeren
2 personen
Toernooiregels printen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Ruimte indelen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Gamingstations aansluiten
3 personen
Netwerk instellen
2 personen
Beeld en geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Eten en drinken klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Spelregels uitleggen
Vrij spelen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Toernooi begeleiden
2 personen
Pizza en snacks serveren
3 personen
Wedstrijduitslagen bijhouden
Finale begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
Vrij spelen afronden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gamingstations afbreken
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Gameconsolesaantal 6
Gamingmonitorenaantal 6
Extra controllersaantal 12
Gamingheadsetsaantal 12
Computermuizenaantal 6
Toetsenbordenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 8
Ethernetkabelsaantal 12
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
USB-sticksaantal 2
Laptop
Printer
Batterijenaantal 24
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Pizzasnijderaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Magnetron
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Gamingballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Toernooipostersaantal 6
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het technische testmoment uiterlijk 24 uur vooraf. Installeer alle spellen en updates op de gebruikte consoles of computers; op de feestdag zelf wil je niet wachten op downloads.
Maak per gamingstation een complete set met scherm, console of laptop, controller, headset en benodigde kabels. Leg daarnaast reservecontrollers, HDMI-kabels en batterijen klaar.
Stel het toernooischema vóór het versturen van de uitnodigingen op als je met vaste rondes werkt. Noteer ook de deelnemersindeling en print de regels, zodat je tijdens het feest niet opnieuw hoeft te puzzelen.
Gebruik ethernetkabels en een netwerkswitch voor de gamingstations wanneer dat kan. Test de verbinding met alle stations tegelijk en houd een wifi-router als alternatief achter de hand.
Richt de ruimte eerst technisch en pas daarna feestelijk in. Zet tafels, stoelen, stekkerdozen en verlengkabels neer, werk kabels weg met kabelbinders en gaffer tape en houd looppaden vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gamingfeest organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de ruimte, gamingapparatuur en uitnodigingen. Plan de technische test uiterlijk 1 dag voor het feest en doe boodschappen en voorbereiding op de laatste dag.
Hoeveel gamingstations heb ik nodig voor een gamingfeest?: Reken met 1 station per speler bij individuele spellen, of 1 station per 2 tot 4 spelers bij teamspellen. Tel daarnaast minstens 1 reservecontroller en enkele extra kabels mee voor storingen.
Wanneer moet ik spellen en updates installeren?: Installeer spellen en voer updates uiterlijk 24 uur vooraf uit. Start het feest niet met downloads: controleer elk station daarna nog één keer met een korte proefronde.
Hoeveel drinken en hapjes heb ik nodig voor een gamingfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het feest. Kies hapjes die naast een toetsenbord of controller kunnen worden gegeten en zet eten en drinken vóór de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.