Foute party organiseren: checklist en planning

Een foute party staat of valt met de voorbereiding: leg eerst datum en locatie vast en werk daarna naar de avond toe. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je niet een dag voor het feest nog achter ontbrekende informatie aan moet. Test speakers, microfoon en verlengkabels vooraf en plan genoeg tijd voor decoratie, hapjes en drankpunten. Met deze checklist houd je de organisatie overzichtelijk en weet je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Eindbevestiging versturen
Draaiboek printen
Muziekplaylist samenstellen
Wedstrijdregels voorbereiden
Prijzen voor wedstrijd kopen
Decoratie controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dieetvrije hapjes markeren
Welkomsttafel inrichten
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Foute kledingwedstrijd presenteren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Muziek en verzoeknummers verzorgen
Fotowand begeleiden
Afval en lege glazen verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 10

Decoratie

Ballonnenmixaantal 200
Ballonnenbogenaantal 2
Foute tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 12
Confettikanonnenaantal 8
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 30
Prijsbekersaantal 3

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothmuziekspeler
Koelboxenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Hapjesschalenaantal 12
IJslepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een duidelijke aanmelddeadline. Zo houd je tijd over om aantallen, dieetwensen en muziekvoorkeuren te verwerken.
Plan de eindbevestiging 3 tot 5 dagen voor de foute party. Vermeld daarin de starttijd, dresscode, bereikbaarheid en eventuele laatste praktische informatie.
Test de draadloze speakers, microfoon, Bluetoothmuziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf. Leg een reserve-oplossing klaar, want apparatuurproblemen ontdek je liever niet tijdens de eerste dansronde.
Koel de dranken minimaal 4 uur voor aanvang en richt ten minste 2 drankpunten in als er meer dan 30 gasten komen. Zo ontstaat er minder snel een rij bij één tafel en blijft de voorraad overzichtelijk.
Begin 2 tot 3 uur voor ontvangst met tafels, stoelen, buffettafels, garderobe en decoratie. Bouw de fotowand en verlichting eerst op en zet daarna pas hapjesschalen en glazen klaar, zodat niets in de weg staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foute party organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer de laatste 3 dagen voor bevestigingen, boodschappen, koelen en technische controles.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een foute party?: Verstuur ze idealiter 3 tot 4 weken voor het feest en geef 10 tot 14 dagen om te reageren. Zo kun je dieetwensen, muziekvoorkeuren en hoeveelheden op tijd verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een foute party klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur op de feestdag voor meubels, garderobe, buffettafels, decoratie, fotowand, verlichting en apparatuur. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle.
Wanneer moet ik de muziek en apparatuur testen?: Test de playlist, speakers, microfoon en aansluitingen uiterlijk 2 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 15 minuten voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.