Fourcrosswedstrijd organiseren: complete checklist

Een fourcrosswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starthek. Je regelt tegelijk vergunningen, verzekering, officials, tijdwaarneming, EHBO, beveiliging en een veilige publieksroute. Begin met de locatie en het reglement, leg daarna de technische voorzieningen en mensen vast. In de laatste week draait alles om startnummers, accu’s, weerscontrole en een tweede parcoursinspectie. De taken- en spullenlijst op deze pagina geeft je per onderdeel een volledig overzicht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Officials vastleggen
EHBO-team vastleggen
Beveiliging vastleggen
Tijdwaarneming reserveren
Hekken en tenten reserveren
Geluid en stroom reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Sponsoren benaderen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst publiceren
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Accu's opladen
2 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Starthekken plaatsen
4 personen
Veiligheidshekken plaatsen
6 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Finishzone inrichten
4 personen
Speakerinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Officials briefing geven
2 personen

Event

Renners ontvangen
4 personen
Renners registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Kwalificatierondes begeleiden
8 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Parcoursveiligheid controleren
4 personen
Halve finales begeleiden
8 personen
Finales begeleiden
8 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Tijdwaarneming afbouwen
3 personen
Geluid afbouwen
2 personen
Hekken en starthek afbouwen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Prijsmaterialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Starthek
Parcourshekkenaantal 80
Pionnenaantal 40
Markeerlintaantal 12
Afzetlintaantal 20
Rugnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Mountainbikesaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3

Apparatuur

Tijdwaarnemingssysteem
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Brancard
Reddingsdekensaantal 10
Hesjesaantal 20

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 20
Routebordenaantal 20
Podiumlint
Prijzenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer tijdwaarneming, geluid, stroom, hekken en tenten vroeg gezamenlijk. Controleer uiterlijk één week voor de wedstrijd welke aansluitingen, verlengkabels, stekkerdozen en eventueel een aggregaat nodig zijn.
Plan twee parcoursinspecties: één na het opbouwen en één opnieuw vlak voor de wedstrijd. Controleer vooral het starthek, parcourshekken, pionnen, markeerlint, afzetlint en de zichtbaarheid van wedstrijdvlaggen.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen voor de wedstrijdbaan. Plan ook mensen voor inschrijving, startnummers, publieksafzetting, portofoons, materiaalbeheer en het opruimen van afvalbakken.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en neem ze mee in de boodschappen. Publiceer de startlijst pas nadat namen, categorieën en startnummers gecontroleerd zijn.
Laad alle accu’s de avond ervoor op en test laptops, tablets, printers, speakers, microfoons en het tijdwaarnemingssysteem. Leg mobiele opladers en een reserveoplossing voor stroom klaar bij de wedstrijdleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fourcrosswedstrijd organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, wedstrijdvergunning, verzekering en officials. Reserveer technische voorzieningen zoals tijdwaarneming, tenten, hekken, geluid en stroom zodra de wedstrijddatum vaststaat.
Wanneer moet ik de vergunning voor een fourcrosswedstrijd aanvragen?: Vraag de wedstrijdvergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijd aan. Controleer tegelijk de verzekering en eventuele voorwaarden voor parcours, publiek, EHBO en beveiliging.
Wanneer publiceer ik de startlijst van een fourcrosswedstrijd?: Verwerk de aanmeldingen tot uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd en publiceer daarna de gecontroleerde startlijst. Sorteer de rugnummers en startnummerhouders vervolgens per categorie, zodat de inschrijving op de wedstrijddag niet ophoopt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fourcrosswedstrijd?: Plan minimaal één verantwoordelijke per hoofdtaak en maak daarnaast een reserve voor uitval. Voor een compacte wedstrijd betekent dat vaak 10 tot 15 vrijwilligers voor inschrijving, parcours, start, finish, tijdwaarneming, publieksafzetting, materiaal en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.