Checklist para una competición de fourcross bien organizada

Una competición de fourcross necesita mucho más que un recorrido y bicicletas. Esta checklist reúne 77 tareas y 58 materiales para ordenar el trabajo desde la reserva del recinto hasta la entrega de dorsales y la revisión final. Empieza por permisos, seguro y recorrido; después coordina oficiales, asistencia sanitaria, inscripciones y cronometraje. En los últimos días, confirma la previsión meteorológica, carga las baterías y comprueba que todo el material esté listo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Solicitar permiso de competición
Comprobar el seguro
Realizar la inspección del recorrido
3 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Contratar a los oficiales
Contratar al equipo de primeros auxilios
Definir seguridad
Reservar el cronometraje
Reservar vallas y carpas
Reservar sonido y electricidad
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la lista de salida
Programar a los voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a inspeccionar el recorrido
3 personas
Reunir el material de competición
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Cargar baterías
2 personas
Marcar el recorrido
8 personas
Colocar las vallas de salida
4 personas
Colocar vallas de seguridad
6 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar la zona de meta
4 personas
Instalar el equipo de altavoces
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Instalar el cronometraje
3 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Señalizar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Dar la charla informativa a los oficiales
2 personas

Evento

Recibir a los corredores
4 personas
Registrar corredores
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Comprobar las bicicletas
2 personas
Informar al público
2 personas
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
Guiar las rondas clasificatorias
8 personas
Realizar el cronometraje
3 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar al público
3 personas
Comprobar la seguridad del recorrido
4 personas
Coordinar las semifinales
8 personas
Acompañar las finales
8 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el cronometraje
3 personas
Desmontar el sonido
2 personas
Desmontar las vallas y la valla de salida
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger materiales del recorrido
6 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Publicar los resultados
Informar a los participantes
Guardar el material de precios
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 10

Material deportivo

Puerta de salida
Vallas del recorridocant. 80
Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 20
Dorsalescant. 80
Portadorsalescant. 80
Bicicletas de montañacant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Juegos de herramientascant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Soportes para bicicletascant. 6
Banderas de la competicióncant. 12
Bloques de podiocant. 3

Equipo

Sistema de cronometraje
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresorascant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores móvilescant. 12
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Grupo electrógeno

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Camilla
Mantas térmicascant. 10
Chalecoscant. 20

Decoración

Pósters del concursocant. 20
Señales de rutacant. 20
Cinta para el escenario
Premioscant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el seguro y el reglamento antes de publicar las inscripciones. Así los participantes conocen las condiciones y evitas cambiar normas cuando ya hay corredores apuntados.
Inspecciona el recorrido dos veces: una al planificarlo y otra antes de la competición. Comprueba especialmente las vallas, la cinta de balizamiento, la puerta de salida y las zonas donde el público pueda acercarse.
Reserva con antelación el cronometraje, los oficiales y el equipo de primeros auxilios. El sistema de cronometraje necesita también portátiles, tablets, impresoras y una fuente eléctrica estable.
Publica la lista de salida cuando las inscripciones estén cerradas y prepara los dorsales por categoría o tanda. Reserva tiempo para corregir nombres, preferencias dietéticas y cambios de última hora.
Haz una prueba de comunicación y energía antes de abrir el recinto. Comprueba walkie-talkies, altavoces, micrófonos, cables, regletas, cargadores y el grupo electrógeno, y carga las baterías el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que solicitar el permiso para una competición de fourcross?: Solicítalo antes de reservar definitivamente todos los servicios y, como mínimo, varias semanas antes de la fecha prevista. El plazo exacto depende de la autoridad responsable, así que confirma los requisitos antes de abrir las inscripciones.
¿Cuánto tiempo antes se debe inspeccionar el recorrido?: Haz una primera inspección durante la planificación y una segunda entre 24 y 48 horas antes de la competición. Después de lluvia, obras o cambios en el terreno, vuelve a revisar el trazado antes de permitir el acceso.
¿Cuándo se publica la lista de salida?: Publícala cuando se cierren las inscripciones y hayas revisado los datos de los corredores. Intenta hacerlo al menos 24 horas antes para que participantes, oficiales y voluntarios puedan comprobar sus horarios.
¿Qué material eléctrico hace falta para el cronometraje y el sonido?: Prepara el sistema de cronometraje, portátiles, tablets, impresoras, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas. Lleva además un grupo electrógeno y cargadores móviles como respaldo, y prueba toda la instalación antes de la llegada del público.

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