Zo organiseer je een fotoworkshop

Een fotoworkshop staat of valt met een duidelijke volgorde: leg eerst datum, locatie, docent en programma vast. Daarna regel je de aanmeldingen, deelnemersinformatie en fotolocaties, terwijl je materiaal tijdig test. Plan vóór de workshop een controle van camera’s, accu’s, geheugenkaarten, licht en projectie. Op de dag zelf moeten registratie, tafels, fotostations en veiligheidsuitleg klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Workshopprogramma uitwerken
3
Docent en assistent vastleggen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Fotolocaties controleren
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Catering bestellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Camera's en accessoires testen
2 personen
14
Accu's volledig opladen
15
Geheugenkaarten formatteren
16
Hand-outs en naambadges printen
17
Materialen per tafel verdelen
2 personen

Event

18
Ruimte openen en ventileren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Fototafels inrichten
2 personen
21
Licht en achtergronden opstellen
2 personen
22
Koffiepunt en registratie klaarzetten
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Programma en veiligheidsregels uitleggen
25
Camerabediening demonstreren
26
Oefening belichting begeleiden
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Compositieoefening begeleiden
2 personen
29
Buitenopdracht begeleiden
3 personen
30
Foto's selecteren en bespreken
2 personen
31
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Nachtfotografie demonstreren
2 personen
35
Afsluiting en vragenronde houden
36
Materialen verzamelen
3 personen
37
Apparatuur veilig inpakken
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies en materialen afwassen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
2 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Apparatuur opladen en controleren
43
Geleende spullen retourneren
44
Foto's en hand-outs nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Krukkenaantal 4
Registratietafel
Kledingrek

Apparatuur

Systeemcamera'saantal 10
Statievenaantal 10
Cameralenzenaantal 10
Camerariemenaantal 10
Acculadersaantal 10
Extra accu'saantal 12
Geheugenkaartenaantal 12
Kaartlezersaantal 4
Laptop
Projector
Projectiescherm
LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Reflectieschermenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4

Decoratie

Fotografieachtergrondenaantal 4
Achtergrondklemmenaantal 12
Propsaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Schenkkannenaantal 2
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma uit in blokken van 30 tot 60 minuten en reserveer tijd voor uitleg, demonstratie en zelf fotograferen. Zo voorkom je dat de praktijkoefeningen aan het einde in de knel komen.
Test alle camera’s, lenzen, LED-lampen, statieven, laptop en projector uiterlijk 1 dag vooraf. Laad extra accu’s volledig op en formatteer geheugenkaarten pas nadat je gecontroleerd hebt dat er geen foto’s meer op staan.
Controleer de fotolocaties minstens 2 dagen vooraf en bekijk de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Bepaal vooraf welke oefening naar binnen verhuist als buiten fotograferen niet lukt.
Maak deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop compleet met starttijd, adres, kledingadvies, programma en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, niet pas bij de cateringbestelling.
Richt per tafel een vaste werkplek in met camera-accessoires, hand-outs en naambadges. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen langs de rand vast met gaffer tape, zodat deelnemers niet over kabels struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotoworkshop organiseren?: Leg locatie, datum, docent en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de workshop.
Hoeveel camera’s heb ik nodig voor een fotoworkshop?: Reken op 1 camera per deelnemer als iedereen zelfstandig oefent, of op 1 camera per 2 deelnemers bij duo-opdrachten. Plan minimaal 1 reservecamera en extra accu’s in voor uitval.
Wanneer moet ik de apparatuur van een fotoworkshop testen?: Doe een volledige test 1 dag vooraf en controleer op de ochtend zelf nog de accu’s, geheugenkaarten, kabels en projector. Zet opgeladen reserveaccu’s en geformatteerde kaarten apart klaar.
Wat moet ik deelnemers vóór een fotoworkshop sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de praktische informatie met starttijd, locatie, programma, kledingadvies en eventuele benodigdheden. Vermeld ook hoe laat registratie opent, bijvoorbeeld 15 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.