Zo organiseer je een fotoworkshop
Begin met het doel van de fotoworkshop: kies één fotothema en werk daar een programma omheen uit. Leg daarna de locatie en docent vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en apparatuur passen. Verstuur uitnodigingen op tijd en sluit de deelnemerslijst af voordat je camera’s, lenzen en catering reserveert. Plan ruimte voor uitleg, oefenen en een eventuele buitenopdracht. Controleer de apparatuur uiterlijk de dag ervoor en zet de ruimte zo klaar dat deelnemers direct kunnen starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Workshopprogramma opstellen
- 3
Fotothema bepalen
- 4
Docent vastleggen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst afronden
- 9
Apparatuur reserveren
- 10
Catering bestellen
- 11
Presentatie voorbereiden
- 12
Oefenopdrachten printen
- 13
Route voor buitenopdracht maken
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Apparatuur controleren
2 personen
- 16
Accu's opladen
- 17
Geheugenkaarten formatteren
- 18
Materialen klaarzetten
2 personen
- 19
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 20
Tafels opstellen
3 personen
- 21
Stoelen neerzetten
2 personen
- 22
Presentatiescherm aansluiten
- 23
Fotostations inrichten
3 personen
- 24
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Event
- 25
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 26
Aanwezigheid registreren
- 27
Programma toelichten
- 28
Camerabediening demonstreren
- 29
Belichting uitleggen
- 30
Eerste foto-opdracht begeleiden
3 personen
- 31
Koffiepauze serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Buitenopdracht begeleiden
3 personen
- 34
Buffet klaarzetten
2 personen
- 35
Maaltijd serveren
3 personen
- 36
Foto's selecteren
2 personen
- 37
Foto's bespreken
- 38
Afsluiting verzorgen
- 39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
- 41
Servies afwassen
2 personen
- 42
Afval verzamelen
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 44
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 45
Apparatuur opladen
- 46
Foto's veilig back-uppen
- 47
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 48
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Tafelkleedaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Digitale camera'saantal 10
- Standaardzoomlenzenaantal 10
- Statiefaantal 10
- Geheugenkaartenaantal 15
- Reserveaccu'saantal 15
- Acculadersaantal 10
- Kaartlezersaantal 4
- Laptopsaantal 6
- Presentatiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Reflectieschermenaantal 6
- Klemmenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Waterkaraffenaantal 4
- Buffetbakkenaantal 6
- Serveertangenaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 24
- Richtingbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Tips
- Plan de buitenopdracht vóór het printen van de oefenopdrachten. Controleer de route op looptijd, licht en veilige plekken om te fotograferen; reken per opdracht op minimaal 15 minuten.
- Maak uiterlijk één week vooraf de deelnemerslijst definitief. Verzamel dan ook dieetwensen, zodat de catering niet op de workshopdag nog aangepast moet worden.
- Reserveer één camera, standaardzoomlens en geheugenkaart per deelnemer als deelnemers niet hun eigen apparatuur meenemen. Leg daarnaast minimaal twee reserveaccu’s en één kaartlezer per twee laptops klaar.
- Laad alle accu’s de avond ervoor volledig op en formatteer de geheugenkaarten pas nadat je eventuele foto’s hebt veiliggesteld. Test ook de HDMI-kabel, stekkerdozen en verlengkabels met het presentatiescherm.
- Richt de fotostations minstens 60 minuten voor ontvangst in. Zet tafels en stoelen klaar, plaats ledlampen en reflectieschermen stabiel en maak koffie, thee en water bereikbaar zonder de apparatuur in de weg te zetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een fotoworkshop te organiseren?
- Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor een kleine workshop. In die periode leg je de locatie en docent vast, verzamel je aanmeldingen en regel je apparatuur en catering.
- Hoeveel camera’s heb ik nodig voor een fotoworkshop?
- Voorzie één digitale camera per deelnemer als deelnemers geen eigen camera meenemen. Houd daarnaast minstens één reservecamera en twee reserveaccu’s achter de hand voor een groep tot 10 personen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een fotoworkshop versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en geef een inschrijfdeadline van 7 dagen vóór de workshop. Gebruik de definitieve lijst daarna voor apparatuur, catering en oefenopdrachten.
- Wanneer controleer je de apparatuur voor een fotoworkshop?
- Doe een eerste controle 2 dagen vooraf en een volledige test de avond ervoor. Laad accu’s op, formatteer geheugenkaarten en test het presentatiescherm, de HDMI-kabel en alle stroomaansluitingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!