Zo organiseer je een fotoworkshop zonder losse eindjes

Een fotoworkshop staat of valt met de volgorde van regelen. Reserveer eerst de fotolocatie en leg vast hoeveel deelnemers, modellen en fotostations je aankunt. Werk daarna het programma uit, verzamel dieetwensen en stuur deelnemersinformatie voordat mensen met vragen komen. Controleer apparatuur niet pas op de ochtend zelf: laad batterijen op, formatteer geheugenkaarten en test laptop, beamer en verlichting vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst en een korte demonstratie voordat de eerste opdracht begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemersinformatie versturen
5
Fotolocatie reserveren
6
Fotomodellen vastleggen
7
Catering bestellen
8
Fotoprogramma uitwerken
9
Oefenopdrachten afdrukken
10
Presentatie voorbereiden
11
Apparatuur controleren
2 personen
12
Geheugenkaarten formatteren
13
Batterijen opladen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen klaarzetten
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Fotostations inrichten
3 personen
19
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
20
Verlichting opstellen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Aanmeldtafel inrichten

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Programma toelichten
25
Camerabediening demonstreren
26
Belichting uitleggen
27
Oefenopdracht uitdelen
2 personen
28
Deelnemers begeleiden
3 personen
29
Foto's gezamenlijk bespreken
2 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
32
Portretfotografie begeleiden
3 personen
33
Avondfotografie begeleiden
3 personen
34
Werkresultaten presenteren
2 personen
35
Vragen beantwoorden
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Apparatuur inpakken
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
2 personen
43
Materialen inventariseren
2 personen
44
Geheugenkaarten veiligstellen
45
Apparatuur laten drogen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Aanmeldtafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Systeemcamera'saantal 12
Objectievenaantal 16
Statiefsetsaantal 12
Externe flitsersaantal 8
Lichtstatievenaantal 8
Softboxenaantal 6
Reflectieschermenaantal 6
Laptop
Geheugenkaartlezersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Reservebatterijenaantal 16
Acculadersaantal 12
Geheugenkaartenaantal 16
Powerbanksaantal 4
Presentatiescherm
Beamer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Portretachtergrondenaantal 3
Achtergrondklemmenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshop in blokken van 60 tot 90 minuten en zet per blok één duidelijke oefenopdracht klaar. Zo blijft er tijd over voor demonstratie, fotograferen en nabespreking zonder dat het programma uitloopt.
Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf. Controleer per camera de accu, geheugenkaart en het objectief; sluit ook het presentatiescherm, de HDMI-kabels, verlichting en eventuele externe flitsers aan.
Stem het aantal fotostations af op de groep. Bij 12 deelnemers zijn bijvoorbeeld 4 stations met telkens 3 deelnemers werkbaarder dan één tafel waar iedereen op dezelfde apparatuur wacht.
Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, wat ze zelf moeten meenemen en wanneer ze aanwezig moeten zijn; verzamel dieetwensen tegelijk zodat catering niet op het laatste moment aangepast hoeft te worden.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang in. Zet de aanmeldtafel bij de ingang, plaats tafels en stoelen, bouw achtergronden en lichtstatieven op en leg oefenopdrachten klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers kunnen er in één fotoworkshop?: Houd bij praktische oefeningen ongeveer 3 deelnemers per fotostation aan. Met 12 deelnemers heb je dus idealiter 4 stations; bij minder apparatuur duurt het wachten al snel 15 tot 20 minuten per oefenronde.
Hoe lang duurt een fotoworkshop?: Reken voor een complete workshop op 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, camerademonstratie, oefeningen en pauze. Plan minstens 30 minuten extra als deelnemers met verschillende camera- of ervaringsniveaus werken.
Wanneer moet ik apparatuur voor een fotoworkshop controleren?: Doe de volledige controle uiterlijk de dag vóór de workshop en test aansluitingen nogmaals bij het opbouwen. Laad reservebatterijen en powerbanks volledig op en neem per camera minstens één extra geheugenkaart mee.
Wanneer verstuur ik de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vóór de workshop. Vraag dieetwensen en eventuele vragen meteen uit; zo kun je catering en programma nog aanpassen zonder last-minute werk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.