Checklist voor een fototentoonstelling organiseren

Een fototentoonstelling organiseren vraagt meer dan foto’s ophangen. Je moet eerst de ruimte inmeten, werken en afmetingen verzamelen en daarna de indeling, afdrukken en wandteksten op elkaar afstemmen. Reserveer materialen en catering op tijd, zodat je niet vlak voor de opening nog lijsten, expositiewanden of servies moet regelen. Deze checklist volgt de voorbereiding van locatie en inhoud tot ontvangst, techniek en de laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie inspecteren en inmeten
2 personen
Locatie reserveren
Tentoonstellingsthema vastleggen
2 personen
Deelnemende fotografen bevestigen
2 personen
Fotowerken en afmetingen verzamelen
2 personen
Tentoonstellingsindeling maken
2 personen
Fotoafdrukken bestellen
Fotolijsten bestellen
Teksten voor wandlabels schrijven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en servies reserveren
Huurmaterialen reserveren
Promotie plaatsen
2 personen
Afdrukproeven controleren
2 personen
Wandteksten en labels printen
Programma en routekaart printen
Gastenlijst bijwerken
Fotografen informeren over het programma
Naamkaartjes voorbereiden
Gastenboek en registratie klaarzetten
Techniek en presentatie testen
2 personen
Fotoafdrukken en lijsten ophalen
2 personen
Afdrukken en lijsten controleren
2 personen
Foto's inlijsten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Opbouwmateriaal naar de locatie brengen
3 personen

Event

Expositiewanden plaatsen
4 personen
Foto's ophangen
4 personen
Wandlabels bevestigen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Fotografen en werken toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tentoonstellingsruimtes controleren
2 personen
Gastenboek en materialen aanvullen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Foto's en lijsten afnemen
4 personen
Expositiewanden demonteren
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren en inpakken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gastenlijst en inschrijvingen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 6
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Easelsaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Tablet voor registratie
Betaalterminal
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ophangsetsaantal 50
Waterpasaantal 2
Accuboormachine

Decoratie

Fotoafdrukkenaantal 40
Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Wandlabelsaantal 40
Wandtekstenaantal 6
Routebordjesaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Gastenboek
Pennenaantal 12

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de locatie voordat je de indeling maakt. Noteer wandlengtes, doorgangen, stopcontacten en de plek van ontvangsttafel, tafels en stoelen; zo weet je hoeveel werken werkelijk passen.
Verzamel per foto de definitieve afmetingen voordat je afdrukken, lijsten en passe-partouts bestelt. Controleer afdrukproeven uiterlijk enkele dagen voor montage, zodat een fout niet pas aan de muur zichtbaar wordt.
Plan wandlabels, wandteksten, routebordjes en naamkaartjes samen met de tentoonstellingsindeling. Print alles niet pas op de openingsdag: houd minimaal 2 dagen over voor correcties en snijwerk.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en werk de gastenlijst minstens wekelijks bij. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de opening, zodat catering en servies daarop kunnen worden afgestemd.
Test laptop, projector, projectiescherm, registratie, betaalterminal en alle verlengkabels op locatie. Doe die test minimaal 1 dag vooraf en leg een waterpas, accuboormachine en ophangsets klaar voor de montage.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fototentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de opening. Reserveer de locatie en bevestig fotografen eerst; daarna volgen afmetingen, afdrukken, lijsten, uitnodigingen en promotie.
Wanneer moet ik fotoafdrukken en fotolijsten bestellen?: Bestel ze zodra alle foto’s en definitieve afmetingen binnen zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de opening. Plan daarna nog minimaal 3 dagen voor het controleren van afdrukproeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een fototentoonstelling in te richten?: Reken voor een kleine tentoonstelling op 4 tot 6 uur montage, exclusief het ophangen van ingewikkelde werken. Plan de inrichting minstens 1 dag voor de opening, zodat je labels, routebordjes en techniek nog kunt nalopen.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Reserveer catering en servies bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal en de wensen uiterlijk 7 dagen voor de opening door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.