Fototentoonstelling organiseren: checklist en planning

Een fototentoonstelling organiseren vraagt meer dan foto’s laten afdrukken en ophangen. Je moet vroeg de ruimte, formaten, bijschriften en route vastleggen, terwijl uitnodigingen, aanmeldingen en catering later op elkaar aansluiten. Controleer vóór de opbouw zowel het fotowerk als lijsten, haken, verlichting en kabels. Deze checklist bundelt 71 taken en 65 benodigdheden, zodat je per fase weet wat geregeld en gecontroleerd moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie reserveren
Fotografen bevestigen
Expositieruimte inspecteren
2 personen
Plattegrond van de expositie maken
Fotoformaten en aantallen vastleggen
2 personen
Bijschriften verzamelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Dranklevering reserveren
Fotowerk laten afdrukken
2 personen
Lijsten en bevestigingsmateriaal bestellen
Vrijwilligers indelen
Programma en routebeschrijving maken
Openingsspreker bevestigen
Techniek en presentatiemiddelen testen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
Foto’s en lijsten controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Foto’s veilig vervoeren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Dranken koelen
2 personen
Foto’s uitpakken en sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Foto’s ophangen
4 personen
Bijschriften plaatsen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree en route controleren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Fotografen begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Zaal en foto’s controleren
Openingswoord begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Servies verzamelen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Foto’s van de wanden halen
4 personen
Foto’s verpakken
3 personen
Expositiewanden afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s terugbrengen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Registratietafel
Informatietafel
Cateringtafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Presentatie

Expositiewandenaantal 12
Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Fotohakenaantal 50
Ophangrailsaantal 24
Bijschriftkaartenaantal 40
Infopanelenaantal 4
Fotopanelenaantal 4
Portfoliohoudersaantal 4
Kunststof beschermhoezenaantal 40
Verpakkingskartonaantal 40
Noppenfolieaantal 2

Apparatuur

Ledspotsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Presentatiescherm
Powerbanksaantal 2
Zaklampenaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 30
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 6
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Entreebordenaantal 2
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Kleefgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Registratie

Aanwezigheidslijstenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 20
Gastenboek
Polsbandjesaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg fotoformaten, aantallen en bijschriften vast vóór je het fotowerk laat afdrukken. Zo voorkom je dat lijsten, passe-partouts en bijschriftkaarten niet passen.
Inspecteer de expositieruimte minstens één keer vóór de opbouw en maak een plattegrond. Noteer waar expositiewanden, informatietafels, stoelen en bewegwijzering komen te staan.
Plan de techniekstest niet op de openingsdag. Test microfoon, luidsprekers, laptop, presentatiescherm en ledspots vooraf en werk kabels weg met kabelmatten.
Regel het veilige vervoer van de foto’s vóór de afhaaldatum. Gebruik verpakkingskarton en noppenfolie en controleer bij aankomst elk werk, elke lijst en elk bevestigingspunt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht voordat je cateringhoeveelheden bepaalt. Reserveer de dranklevering op tijd en controleer de boodschappenlijst vóór je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een fototentoonstelling?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer eerst de locatie, leg datum en openingstijden vast en bevestig de fotografen; daarna volgen ontwerp, uitnodigingen, afdrukken en techniek.
Wanneer laat je foto’s voor een tentoonstelling afdrukken?: Laat het fotowerk ongeveer 3 tot 4 weken vóór de opening afdrukken. Houd daarna minimaal 1 week over voor controle, inlijsten, het verzamelen van ontbrekende bijschriften en het oplossen van afdruk- of transportschade.
Hoeveel tijd heb je nodig om een fototentoonstelling op te bouwen?: Reserveer minimaal een halve dag voor een kleine presentatie en een volledige dag voor een grotere ruimte. Plan daarnaast 1 tot 2 uur voor de eindcontrole van foto’s, lijsten, verlichting, route en bewegwijzering.
Wat moet je controleren vóór de opening van een fototentoonstelling?: Controleer uiterlijk 2 uur vóór de opening de foto’s, lijsten, bijschriften, ophangrails, fotohaken, ledspots en kabels. Test ook microfoon en presentatiescherm, vul registratie- en informatietafels aan en zet afvalbakken en catering klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.