Fotospeurtocht organiseren: complete checklist

Een fotospeurtocht staat of valt met een duidelijke route, haalbare opdrachten en een start die zonder uitlegmarathon verloopt. Leg eerst datum, deelnemers en locaties vast; werk daarna de route, teams en puntentelling uit. Test elke opdracht vooraf en controleer of fotolocaties toegankelijk zijn. Regel vervolgens drukwerk, teamzakken, techniek, eten en drinken. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke details vaak pas op de dag zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en deelnemers vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startlocatie reserveren
Eindlocatie voor diner reserveren
Route en loopafstand bepalen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Fotolocaties controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
Teams samenstellen
Opdrachten uitschrijven
2 personen
Opdrachten testen
2 personen
Fotoregels opstellen
Puntentelling vastleggen
Routekaarten afdrukken
Opdrachtkaarten afdrukken
Teamzakken samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Diner en servies klaarzetten
3 personen
Startpunt inrichten
3 personen
Teamindeling ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
Teamzakken uitdelen
2 personen
Startfoto maken
Teams op pad sturen
2 personen
Tussenstand bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Foto's verzamelen
2 personen
Punten controleren
2 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bij het diner aanvullen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Prijs uitreiken

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 16
Picknickdekensaantal 6
Tafelkleedaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 20
Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Bluetoothspeaker
Instantcamera'saantal 2
Fotoprinters
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 12
Touwaantal 2

Decoratie

Teamlintenaantal 6
Ballonnenaantal 30
Ballonpomp
Welkomstbord
Prijstrofee

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Routekaartenaantal 6
Opdrachtkaartenaantal 36
Antwoordformulierenaantal 12
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 18
Enveloppenaantal 12
Stempelkaartenaantal 12
Boodschappen

Tips

Verken de route volledig voordat je de opdrachten definitief maakt. Noteer de loopafstand, controleer elke fotolocatie en leg een alternatieve route vast voor afgesloten straten of slecht weer.
Test alle opdrachten met één proefteam en meet de uitvoeringstijd. Houd per opdracht rekening met ongeveer 5 tot 10 minuten, zodat teams niet halverwege achterlopen.
Maak de teamindeling uiterlijk één dag vooraf en hang die bij het startpunt op. Leg teamlinten, opdrachtkaarten, routekaarten en een powerbank per team apart klaar in gelabelde teamzakken.
Plan het startmoment met een korte uitleg van maximaal 10 minuten. Leg vooraf vast hoeveel punten elke opdracht oplevert, welke fotoregels gelden en hoe laat teams uiterlijk terug moeten zijn.
Controleer techniek en eten niet pas bij vertrek. Laad telefoons, instantcamera's en fotoprinters volledig op, neem oplaadkabels en powerbanks mee en zet gekoelde dranken en hapjes vóór de ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotospeurtocht?: Reken voor het lopen en uitvoeren van opdrachten op 1,5 tot 3 uur. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor ontvangst en uitleg en 30 tot 60 minuten voor terugkomst, beoordeling en de prijsuitreiking.
Hoeveel opdrachten heeft een fotospeurtocht nodig?: Voor een route van ongeveer 2 uur werken 10 tot 15 opdrachten meestal goed. Test de opdrachten vooraf; als één opdracht langer dan 10 minuten duurt, verlaag dan het totaal of maak de route korter.
Wanneer moet ik de route van een fotospeurtocht vastleggen?: Leg de eerste route ongeveer 3 weken vooraf vast en verken die daarna volledig. Controleer de route nogmaals in de week van het event en houd een alternatieve route achter de hand.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een fotospeurtocht versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag deelnemers om uiterlijk 1 week voor de speurtocht te reageren, zodat je teams, dieetwensen, eten en materiaal definitief kunt regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.