Checklist voor een fotopuzzeltocht organiseren

Een fotopuzzeltocht staat of valt met een route die vooraf is getest en opdrachten die ter plekke uitvoerbaar zijn. Begin daarom met locatie, route en fotolocaties voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna werk je de puzzelopdrachten uit, deel je teams in en maak je voor elk team een complete set met routekaart, opdrachten, scoreformulier en schrijfmateriaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een gemarkeerd startpunt en goed gekoelde catering voor na afloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Diner reserveren
Route verkennen
2 personen
Fotolocaties selecteren
2 personen
Puzzelopdrachten uitwerken
2 personen
Route en opdrachten testen
3 personen
Teams indelen
Deelnemersinformatie versturen
Foto-opdrachten printen
Routekaarten printen
Scoreformulieren printen
Teamsets samenstellen
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Start- en eindlocatie markeren
2 personen
Teamsets klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
Fotopuzzeltocht starten
2 personen
Teams onderweg ondersteunen
3 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Finishende teams registreren
2 personen
Foto-inzendingen verzamelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's en antwoorden beoordelen
3 personen
Diner uitserveren
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Geleende materialen retourneren
Uitslag en foto's nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Tafelrokkenaantal 4

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 12
Foto-opdrachtenaantal 12
Scoreformulierenaantal 15
Teamsetsaantal 12
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Teamstickersaantal 50
Prijzenaantal 3
Pionnenaantal 12
Lintenaantal 20
Waterdichte enveloppenaantal 15

Apparatuur

Smartphonesaantal 12
Powerbanksaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Printer
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Boodschappen

Servies

Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Tips

Verken de route op hetzelfde tijdstip waarop de tocht plaatsvindt. Controleer per fotolocatie of de plek bereikbaar is, herkenbaar blijft en voldoende licht heeft voor smartphonefoto’s.
Test de volledige route en alle puzzelopdrachten met minimaal één proefteam. Plan hiervoor uiterlijk één week voor de tocht tijd, zodat je onduidelijke aanwijzingen nog kunt aanpassen.
Maak per team één complete teamset en leg die minstens 30 minuten voor ontvangst klaar. Voeg routekaarten, foto-opdrachten, scoreformulieren, klembord, balpennen en teamstickers samen toe.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de start- en eindlocatie, starttijd, groepsindeling, benodigde smartphone en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
Regel techniek en catering niet pas bij de start. Laad smartphones en powerbanks volledig op, koel dranken enkele uren vooraf en zet bij de ontvangsttafel reservepennen en extra routekaarten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotopuzzeltocht organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor locatie, route en fotolocaties, en plan de test van route en opdrachten uiterlijk 7 dagen voor de tocht.
Hoeveel opdrachten heeft een fotopuzzeltocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 2 uur werkt een set van 8 tot 12 foto- en puzzelopdrachten meestal goed. Test de opdrachten met een proefteam en houd rekening met ongeveer 10 tot 15 minuten per opdracht inclusief lopen.
Wanneer moet ik de teamsets voor een fotopuzzeltocht maken?: Stel de teamsets de dag vóór de tocht samen en controleer elke set met een korte afvinklijst. Leg ze vervolgens minimaal 30 minuten voor de ontvangst op volgorde klaar bij de ontvangsttafel.
Wat moet ik meenemen naar een fotopuzzeltocht?: Neem per team een routekaart, foto-opdrachten, scoreformulier, klembord, balpennen en teamstickers mee. Regel daarnaast per deelnemer of team een opgeladen smartphone en reserveer minimaal één powerbank per twee teams.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.