Checklist pour organiser un parcours puzzle photo

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Faites une reconnaissance complète du parcours au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez les lieux photo, les temps de déplacement, les points de départ et d’arrivée, ainsi que les solutions possibles si un passage devient inaccessible.
• Testez toutes les missions avec une équipe fictive avant l’impression finale, idéalement 3 à 5 jours à l’avance. Contrôlez que chaque défi est compréhensible, réalisable avec un smartphone et noté de façon objective sur la feuille de score.
• Préparez un kit par équipe, avec les missions photo, la carte d’itinéraire, la feuille de score, des stylos, les autocollants d’équipe et une enveloppe étanche. Ajoutez une batterie externe et un câble de recharge pour éviter qu’une équipe s’arrête à cause d’un téléphone déchargé.
• Envoyez les informations pratiques au plus tard 48 heures avant le départ. Indiquez l’heure d’accueil, le lieu exact, la durée prévue, les règles, les besoins éventuels en mobilité et ce que les participants doivent apporter.
• Ne gardez pas l’installation pour les dernières minutes : prévoyez au moins 90 minutes avant l’accueil. Installez la table d’accueil, les tables et les chaises, marquez le départ et l’arrivée, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un parcours puzzle photo ?

Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez d’abord le lieu et le dîner, puis consacrez les 7 derniers jours à la reconnaissance du parcours, aux tests, aux inscriptions finales et à la préparation du matériel.

Quand faut-il tester les missions photo ?

Testez le parcours au moins 3 à 5 jours avant l’événement, avec un smartphone et le même itinéraire que les participants. Gardez ensuite une marge pour corriger les consignes, les points de passage ou le barème avant d’imprimer.

Que faut-il mettre dans un kit d’équipe pour un parcours photo ?

Préparez un kit pour chaque équipe avec les missions, une carte d’itinéraire, une feuille de score, des stylos, un autocollant d’équipe et une enveloppe étanche. Comptez aussi une batterie externe et un câble de recharge par équipe si les smartphones servent pendant tout le parcours.

Quand envoyer les informations aux participants ?

Envoyez-les au plus tard 48 heures avant le départ, lorsque les équipes et l’itinéraire sont définitifs. Rappelez l’heure d’accueil, le lieu, les règles, la durée prévue et les éventuelles consignes alimentaires ou pratiques.

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