Zo organiseer je een foodtruckfestival

Een foodtruckfestival organiseren begint niet bij de menuborden, maar bij datum, locatie en vergunning. Daarna leg je de foodtrucks en leveranciers vast, inventariseer je stroom en maak je een indeling waarin bezoekers, trucks en vrijwilligers elkaar niet hinderen. Regel toiletten, afvalinzameling, EHBO en beveiliging ruim vooraf. In de laatste week draait alles om bevestigingen, weersverwachting, dieetwensen en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Foodtrucks selecteren
2 personen
5
Foodtrucks bevestigen
6
Leveranciersafspraken vastleggen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Dieetwensen delen
12
Stroombehoefte inventariseren
13
Stroomvoorziening reserveren
14
Afvalinzameling regelen
15
Toiletten reserveren
16
Beveiligingsmaterialen bestellen
17
Plattegrond maken
18
Standplaatsen toewijzen
19
Draaiboek uitwerken
2 personen
20
Contactlijst opstellen
21
Vrijwilligers indelen
22
EHBO-bezetting vastleggen
23
Parkeerinformatie versturen
24
Weersverwachting controleren
25
Voorraad controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Materialen klaarzetten
3 personen
29
Locatie inspecteren
2 personen
30
Foodtrucks ontvangen
2 personen
31
Verkeersroute vrijmaken
2 personen
32
Stroom aansluiten
2 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Licht ophangen
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Informatiebalie inrichten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Dranken klaarzetten
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Foodtrucks laten opstarten
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
45
Team kort instrueren
2 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Informatie verstrekken
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Foodtrucks ondersteunen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalpunten legen
2 personen
53
Tafels schoonmaken
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Verloren voorwerpen registreren
56
Verlichting inschakelen
57
Laatste bestellingen aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

59
Foodtrucks laten vertrekken
2 personen
60
Stroom uitschakelen
2 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Toiletten laten ophalen
68
Materialen reinigen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Leveranciersfacturen verzamelen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 18
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Balie
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbaar bestekaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4
Handmicrofoon
Mobiele speakeraantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bannersaantal 6
Menubordenaantal 8
Stoepbordenaantal 4
Tafelbordjesaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalcontainersaantal 4
Afvalscheidingsbordenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4

Informatie

Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plattegrondenaantal 350
Programmaflyersaantal 350

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de stroom vóór je de standplaatsen toewijst. Vraag elke foodtruck naar het benodigde vermogen en reserveer voldoende stroomhaspels, verlengkabels en kabelmatten; losse stekkerdozen zonder veilige kabelroute veroorzaken op de dag zelf vertraging.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en deel ze daarna met de foodtrucks. Zet allergeneninformatie ook op de menuborden, zodat bezoekers niet bij elke kraam opnieuw naar dezelfde ingrediënten hoeven te vragen.
Maak de plattegrond op schaal en houd ruimte vrij voor wachtrijen. Plaats statafels en biertafels niet voor uitgangen of langs kabelroutes en leg vooraf vast waar partytenten, toiletten, afvalpunten en de EHBO-bezetting komen.
Bevestig leveranciersafspraken minimaal één week voor het festival schriftelijk. Controleer daarbij niet alleen aantallen, maar ook levertijden, opbouwmomenten, contactpersonen en wie verantwoordelijk is voor herbruikbare bekers, borden en bestek.
Maak het draaiboek bruikbaar voor iemand die niet alles heeft meegemaakt. Zet per tijdstip de taak, verantwoordelijke en het telefoonnummer in de contactlijst; controleer de voorraad, weersverwachting en parkeerinformatie opnieuw in de laatste 24 uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en foodtrucks. Reserveer stroom, toiletten, afvalinzameling en beveiligingsmaterialen zodra de locatie en het aantal trucks bekend zijn.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het aantal verschillende gerechten. Laat foodtrucks uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf hun capaciteit, menu en stroombehoefte bevestigen.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een foodtruckfestival?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor het festival. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn direct.
Hoe regel je stroom voor foodtrucks?: Vraag elke foodtruck minimaal 4 weken vooraf naar vermogen, aansluitingen en piekbelasting. Maak daarna één stroomplan met stroomvoorziening, verlengkabels, kabelmatten en reserves; test de aansluitingen tijdens de opbouw voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.