Foodtruckfestival organiseren: checklist van planning tot opening

Een foodtruckfestival vraagt om meer dan foodtrucks en tafels. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, stroom, toiletten, afval en de indeling van het terrein. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en een praktische route voor bezoekers. Deze checklist helpt je de 69 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de materialen die op de dag zelf vaak te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Foodtrucks vastleggen
Vergunningen controleren
Stroomvoorziening afspreken
Afvalinzameling regelen
Toiletten reserveren
Beveiliging reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond maken
2 personen
Foodtruckplaatsen indelen
2 personen
Stroompunten markeren
2 personen
Leveranciers informeren
Programma publiceren
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Foodtrucks opnieuw bevestigen
Dranken koelen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Consumptiepunten inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks positioneren
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Menu's ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Terreincontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Foodtrucks begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies bijvullen
Afvalpunten legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Dieetvragen begeleiden
Rijen bij foodtrucks begeleiden
2 personen
Licht controleren
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies inzamelen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Borg en emballage verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 150
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Menubordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Routepijlenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg foodtrucks pas definitief vast nadat je de beschikbare stroompunten, opstelplaatsen en aanrijroute hebt gecontroleerd. Markeer per truck waar stroom, afval en bezoekersruimte komen.
Controleer vergunningen, toiletten, beveiliging en afvalinzameling minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Vooral toiletten en afvalcontainers zijn lastig op korte termijn bij te regelen.
Maak de plattegrond op basis van looproutes, niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Zet foodtruckplaatsen, consumptiepunten, koffie- en theepunt, tafels, stoelen en routepijlen erop.
Test stroomhaspels, verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers vóór de opbouw. Houd per stroompunt rekening met de belasting en leg reservekabels klaar.
Plan een laatste controle 24 uur voor opening: bevestig alle foodtrucks opnieuw, koel de dranken, controleer betaalterminals en zet borden, afvalbakken en bewegwijzering klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste 6 tot 8 weken de locatie, foodtrucks, vergunningen, stroom, toiletten en afvalvoorzieningen.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het menu en de verwachte wachttijd. Laat vooraf weten hoeveel bezoekers je verwacht, zodat de trucks hun voorraad kunnen plannen.
Wanneer moet ik de indeling van een foodtruckfestival maken?: Maak een eerste plattegrond 4 tot 6 weken vooraf en werk die bij zodra alle foodtrucks en stroompunten bevestigd zijn. Controleer de definitieve indeling nogmaals tijdens de locatie-inspectie, uiterlijk 1 dag voor opening.
Hoeveel toiletten zijn nodig op een foodtruckfestival?: Gebruik als praktische richtlijn minimaal 1 toilet per 75 tot 100 bezoekers en voeg extra capaciteit toe bij een lange openingsduur. Reserveer de toiletten minstens 4 tot 6 weken vooraf en plan ook schoonmaak en afvalafvoer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.