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Foodtruck-Festival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr als mehrere Trucks und hungrige Gäste. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und Versorgung, bevor du Einladungen verschickst. Besonders Strom, Toiletten, Müll und die Stellplätze der Trucks werden häufig zu spät geplant. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und hilft dir, Zuständigkeiten, Mengen und offene Punkte im Blick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Foodtrucks festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromversorgung abstimmen

  • Müllentsorgung organisieren

  • Toiletten reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Foodtruck-Stellplätze einteilen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse markieren

    2 Personen

  • Lieferanten informieren

  • Programm veröffentlichen

  • Schilder und Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Foodtrucks neu befestigen

  • Getränke kühlen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Verpflegungspunkte einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Foodtrucks empfangen

    3 Personen

  • Foodtrucks positionieren

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Speisekarten aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Kassen- und Bezahlstationen testen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geländekontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Foodtrucks betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr auffüllen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Diätfragen betreuen

  • Schlangen an den Foodtrucks betreuen

    2 Personen

  • Licht prüfen

  • Letzte Bestellungen ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Foodtrucks abfahren lassen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Pfand und Leergut einsammeln

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • PartyzelteAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • TellerAnz. 250
  • SchälchenAnz. 150
  • GabelnAnz. 250
  • MesserAnz. 250
  • LöffelAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • MenükartenAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallcontainerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 8
  • FeuerlöscherAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Stellplätze der Foodtrucks früh im Lageplan fest und markiere jeden Stromanschluss. Kläre außerdem, welche Trucks eigene Kabel, Sicherungen oder zusätzliche Anschlüsse benötigen.
  • Plane Toiletten, Müllcontainer und Abfallbehälter nach der erwarteten Gästezahl, nicht nach der Zahl der Foodtrucks. Stelle die Abfallstationen an gut sichtbaren Wegen auf und vereinbare die Entleerung vorab.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und veröffentliche das Programm rechtzeitig. So können Gäste vegane, vegetarische oder allergenarme Angebote gezielt finden.
  • Prüfe vor dem Aufbau die gesamte Bestandsliste: Biertische, Klappstühle, Zelte, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel werden oft getrennt organisiert und fehlen dann am Veranstaltungsort. Reserviere Ersatzmaterial spätestens eine Woche vorher.
  • Richte Kaffee- und Teebereich, Getränkekühlung und Verpflegungspunkte vor dem Eintreffen der Gäste ein. Teste Kartenterminals, Kaffeemaschinen und Wasserkocher mindestens 60 Minuten vor Beginn und halte Trinkwasser für das Team bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Foodtrucks, Stromversorgung, Toiletten und Sicherheitsdienst brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor Einladungen verschickt werden können.
Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?
Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste rechnen, abhängig von Ausgabezeit und Menü. Bei 300 Gästen sind daher etwa 3 bis 4 Trucks sinnvoll, möglichst mit unterschiedlichen Speisen.
Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?
Das hängt von den Geräten der einzelnen Trucks ab; frage jeden Anbieter nach Anschlusswert und Absicherung. Plane die Stromanschlüsse im Lageplan ein und kläre die Gesamtleistung spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte ich Einladungen für ein Foodtruck-Festival verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival, sobald Datum, Ort, Trucks und das vorläufige Programm feststehen. Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche anschließend laufend bis etwa eine Woche vor dem Termin.

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