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Checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks demande surtout une bonne coordination entre les stands, les fournisseurs et le public. Cette checklist de 69 tâches et 38 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Prévoyez les autorisations, l’alimentation électrique, les toilettes et l’évacuation des déchets avant de confirmer le programme. Les derniers jours servent ensuite à vérifier les stocks, le matériel, les paiements et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Réserver les food trucks

  • Vérifier les autorisations

  • Convenir de l'alimentation électrique

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Réserver les toilettes

  • Réserver la sécurité

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer le plan

    2 personnes

  • Répartir les emplacements des food trucks

    2 personnes

  • Marquer les points d’alimentation

    2 personnes

  • Informer les fournisseurs

  • Publier le programme

  • Créer les panneaux et la signalétique

    2 personnes

  • Vérifier la liste des stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Confirmer à nouveau les food trucks

  • Refroidir les boissons

    3 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Aménager les points de consommation

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Accueillir les food trucks

    3 personnes

  • Positionner les food trucks

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Afficher les menus

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Tester les caisses et points de paiement

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Préparer les boissons

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle du terrain

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Accompagner les food trucks

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner la vaisselle

  • Vider les points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Encadrer les questions sur le régime alimentaire

  • Gérer les files d'attente aux food trucks

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Annoncer les dernières commandes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Faire partir les foodtrucks

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Collecter la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les boissons

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Nettoyer l’équipement

    2 personnes

  • Stocker les restes

    2 personnes

  • Collecter la caution et le consigne

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de bièreqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables de buffetqté 4
  • Barrières de sécuritéqté 12

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Enrouleurs électriquesqté 4
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 300
  • Assiettesqté 250
  • Petits bolsqté 150
  • Fourchettesqté 250
  • Couteauxqté 250
  • Cuillèresqté 200
  • Tasses à caféqté 100
  • Louchesqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Panneaux de menuqté 8
  • Panneaux d'informationqté 6
  • Flèches de directionqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12

Nettoyage

  • Conteneurs à déchetsqté 8
  • Poubellesqté 12
  • Sets de balaiqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 8
  • Extincteursqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez les food trucks avant de publier les invitations, puis confirmez leur présence une dernière fois quelques jours avant l’événement. Demandez à chaque fournisseur ses besoins en électricité et la taille exacte de son emplacement.
  • Dessinez le plan avant l’installation : prévoyez les emplacements des food trucks, les points d’alimentation, les files d’attente et des flèches de direction visibles. Informez les fournisseurs du plan final au moins une semaine à l’avance.
  • Ne laissez pas l’électricité au dernier moment. Repérez chaque point d’alimentation, vérifiez les rallonges, multiprises et enrouleurs électriques, puis testez les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement avant l’arrivée du public.
  • Prévoyez les déchets dès la conception du site : placez les conteneurs et poubelles près des zones de consommation et confirmez l’enlèvement avant le jour du festival. Une inspection du lieu la veille permet de repérer les accès bloqués ou le matériel manquant.
  • Organisez l’accueil du public autour de besoins concrets : tables, chaises, gobelets réutilisables, assiettes et couverts doivent être accessibles avant l’ouverture. Refroidissez les boissons et installez le point café et thé suffisamment tôt pour éviter une file dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Quand réserver les food trucks pour un festival ?
Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant le festival. Confirmez ensuite leur présence, leurs horaires d’arrivée et leurs besoins techniques quelques jours avant l’événement.
Combien de toilettes faut-il prévoir pour un festival de food trucks ?
Le nombre dépend de l’effectif attendu et de la durée, mais ne vous contentez pas d’une estimation le jour même. Réservez les toilettes en même temps que les food trucks et vérifiez leur emplacement, leur accès et leur réapprovisionnement au moins une semaine avant.
Quand préparer le plan des emplacements des food trucks ?
Préparez le plan dès que vous connaissez les fournisseurs et leurs dimensions. Envoyez la version finale au moins 7 jours avant le festival afin que chacun connaisse son emplacement, son accès et son point d’alimentation.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de food trucks ?
Inspectez le lieu, les accès, l’électricité, les tables, les chaises, les poubelles et la signalétique. Vérifiez aussi les stocks, récupérez le matériel réservé et confirmez l’arrivée des food trucks avant l’ouverture du lendemain.

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