Zo organiseer je een foodtour zonder gedoe onderweg

Een foodtour staat of valt met de volgorde: eerst bepaal je de route en restaurants, daarna leg je menu’s, dieetwensen en looptijden vast. Reserveer locaties voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je deelnemersaantal past bij elke stop. Plan bovendien tijd voor een routevoorloop en een laatste controle van contactpersonen. Op de dag zelf draait het om duidelijke informatie, gelabelde proeverijen, gekoelde producten en een korte teambriefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Restaurants reserveren
5
Proefmenu's afstemmen
6
Route en looptijden bepalen
2 personen
7
Route voorlopen
2 personen
8
Locaties en contactpersonen bevestigen
9
Deelnemerslijst afronden
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Laatste dieetwijzigingen verwerken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routekaarten printen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Dieetlabels maken
17
Proefmaterialen verpakken
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Tafels opstellen
2 personen
21
Welkomstafel inrichten
2 personen
22
Proefservies klaarzetten
2 personen
23
Teambriefing houden
4 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
27
Route en veiligheidsregels uitleggen
28
Groep door de route begeleiden
2 personen
29
Proefgerechten uitserveren
3 personen
30
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
2 personen
34
Afscheid en routekaarten ophalen
2 personen

Nazorg

35
Tafels en materialen afbouwen
3 personen
36
Overgebleven eten verpakken
2 personen
37
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Koelboxen en thermosflessen reinigen
40
Materialen terugbrengen
2 personen
41
Locaties overgebleven spullen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 3
Inklapstoelenaantal 6
Kledingrek

Servies

Proefbordjesaantal 45
Proefkommenaantal 45
Herbruikbare vorkenaantal 45
Herbruikbare lepelsaantal 45
Herbruikbare messenaantal 45
Herbruikbare drinkbekersaantal 45
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermosflessenaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Afsluitbare voedselbakkenaantal 12

Communicatie

Naamkaartjesaantal 40
Routekaartenaantal 40
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Dieetlabelsaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met restaurants reserveren en uitnodigingen versturen. Vraag bij de aanmelding meteen naar allergieën, dieetwensen en eventuele mobiliteitsbeperkingen.
Plan per restaurant niet alleen de proeftijd, maar ook de looptijd naar de volgende stop. Houd minimaal 10 minuten speling per verplaatsing aan voor groepen die uitlopen.
Loop de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer smalle doorgangen, toiletten, oversteken en plekken waar de groep kan wachten zonder andere bezoekers te hinderen.
Stuur de deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen vooraf met starttijd, eindtijd, route, contactpersoon en advies over schoenen en kleding. Verwerk dieetwijzigingen daarna nog één keer in de proefmaterialen en dieetlabels.
Maak voor de start één vaste uitgifteplek met naamkaartjes, routekaarten en gelabelde proefbordjes. Brief het team 30 minuten vooraf over de volgorde, aantallen, allergieën en wie de aanwezigheid registreert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een foodtour?: Reken voor een foodtour met 3 tot 5 stops op ongeveer 3 tot 4 uur. Neem per locatie 30 tot 45 minuten en plan daarnaast 10 tot 15 minuten looptijd of speling tussen de stops.
Hoe ver van tevoren moet ik restaurants reserveren voor een foodtour?: Reserveer de restaurants bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als je met een groep reist. Bevestig 7 dagen voor de foodtour opnieuw het aantal deelnemers, de aankomsttijd en de dieetwensen.
Hoeveel eten moet je per persoon voorzien bij een foodtour?: Stem per stop een kleine proeverij af in plaats van een volledige maaltijd. Plan meestal 3 tot 5 proefmomenten per persoon en vraag de restaurants uiterlijk 7 dagen vooraf om portiegrootte en ingrediënten te bevestigen.
Wanneer stuur je de informatie voor een foodtour?: Stuur de praktische deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen voor vertrek. Vermeld de startlocatie, route, tijden, contactpersoon, weersadvies en hoe deelnemers hun dieetwensen herkennen via de labels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.