Foodtour organiseren: checklist en planning

Een foodtour staat of valt met een route die haalbaar is tussen de eetlocaties. Leg eerst het concept, de volgorde en het aantal deelnemers vast; regel daarna vier reserveringen en stem de proeverijen af. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, loop je de route proef en bevestig je alle aantallen opnieuw. Vergeet ook de ontvangst niet: routekaarten, naamkaartjes, deelnemerspakketten en een duidelijke starttafel voorkomen zoekwerk zodra de groep vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Foodtourconcept en route vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Eerste eetlocatie reserveren
Tweede eetlocatie reserveren
Derde eetlocatie reserveren
Vierde eetlocatie reserveren
Proeverijen en dieetopties afstemmen
2 personen
Wandelroute proeflopen
2 personen
Alternatieve route bepalen
Praktische deelnemersinformatie sturen
Aanmeldingen definitief bevestigen
Aantal proeverijen doorgeven
Reserveringen opnieuw bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten en programmakaarten printen
Naamkaartjes voorbereiden
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Weersverwachting controleren
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
Startpunt en ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Routekaarten op volgorde leggen
Eetlocaties over aankomst informeren

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Programma en veiligheidsafspraken uitleggen
Eerste proeverij begeleiden
2 personen
Groep naar tweede locatie begeleiden
2 personen
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groep naar derde locatie begeleiden
2 personen
Derde proeverij begeleiden
2 personen
Dieetopties controleren
2 personen
Groep naar vierde locatie begeleiden
2 personen
Vierde proeverij begeleiden
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Rekeningen controleren en betalen
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
2 personen
Afscheid en terugreis uitleggen

Nazorg

Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Ontvangsttafel afbouwen
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Onkosten en bonnen verzamelen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 25
Herbruikbaar bestekaantal 25
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Telefoonsaantal 2
Draagbare speaker

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 25
Tafelkledenaantal 2
Richtingpijlenaantal 8
Welkomstbord

Kantoorartikelen

Routekaartenaantal 25
Programmakaartenaantal 25
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met vier eetlocaties en loop die vooraf volledig proef. Noteer per traject de wandeltijd en bepaal uiterlijk vóór het versturen van de praktische informatie een alternatieve route.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal proeverijen opnieuw door. Doe dat enkele dagen vóór de foodtour, zodat iedere locatie vegetarische, allergievriendelijke of andere afgesproken opties kan voorbereiden.
Bevestig alle vier reserveringen opnieuw zodra het aantal deelnemers definitief is. Controleer daarbij niet alleen tijd en groepsgrootte, maar ook de volgorde van de proeverijen en de afgesproken dieetopties.
Maak voor iedere deelnemer een routekaart of programmakaart en leg de kaarten vóór vertrek in volgorde klaar. Zet naamkaartjes, klemborden en balpennen bij de ontvangsttafel, zodat wijzigingen en ontbrekende aanmeldingen direct kunnen worden verwerkt.
Bereid de startplek voor op wachten en vertrek: zet het welkomstbord en de richtingpijlen neer, vul koelboxen met koelelementen en leg water, snacks en herbruikbare bekers klaar. Controleer daarnaast telefoons, powerbanks en oplaadkabels voordat de groep aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eetlocaties plan je voor een foodtour?: Plan voor dit foodtourplan vier eetlocaties. Houd per locatie tijd over voor aankomst, proeven en afrekenen; voeg alleen een extra stop toe als de route en pauzes dat toelaten.
Wanneer moet ik de route van een foodtour proeflopen?: Loop de volledige route uiterlijk een paar dagen vóór de foodtour proef. Controleer dan de wandeltijden, het startpunt, de bereikbaarheid van alle vier locaties en een alternatieve route.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een foodtour doorgeven?: Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en stuur het definitieve overzicht enkele dagen vóór het evenement naar elke eetlocatie. Bevestig daarna opnieuw welke proeverijen en alternatieven beschikbaar zijn.
Wanneer bevestig ik de reserveringen voor een foodtour?: Bevestig de vier reserveringen opnieuw zodra de aanmeldingen definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 2 tot 3 dagen vóór de foodtour. Geef dan ook het definitieve aantal proeverijen en eventuele dieetopties door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.