Foodtour organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Route zuerst auf dem Papier fest und laufe sie anschließend vollständig ab. Plane zwischen den Essensorten genug Zeit für Verkostung, Toiletten und den Wechsel der Gruppe ein.
• Sende die Einladung erst, wenn die Anzahl der Stationen und der ungefähre Ablauf feststehen. Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens einige Tage vorher.
• Bestätige jede Reservierung zweimal: einmal nach Abschluss der Anmeldungen und erneut kurz vor der Tour. Teile den Lokalen dabei die erwartete Gruppengröße und besondere Diätoptionen mit.
• Bereite pro Person die geplante Anzahl der Verkostungen auf der Programmkarte vor. Lege Routenpläne in der richtigen Reihenfolge aus und gib alternative Wege oder einen Ersatzablauf bei Regen mit.
• Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start. Lade Telefone und Powerbanks vollständig und stelle Getränke, Snacks sowie wetterfeste Beschriftungen bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Stationen sollte eine Foodtour haben?

Plane für eine private Foodtour meist drei bis vier Essensstationen ein. Rechne pro Station etwa 45 bis 60 Minuten und zusätzlich 15 bis 20 Minuten Gehzeit ein, damit der Ablauf nicht dauerhaft verspätet ist.

Wann muss ich die Restaurants für eine Foodtour reservieren?

Reserviere die erste Station möglichst vier bis sechs Wochen vorher, besonders bei einer größeren Gruppe. Bestätige alle Reservierungen erneut zwei bis drei Tage vor dem Termin und nenne dabei die endgültige Personenzahl.

Wann soll ich Ernährungswünsche und Allergien abfragen?

Frage Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarische oder vegane Wünsche bereits mit der Einladung ab. Schließe die Abfrage spätestens sieben Tage vor der Foodtour ab, damit jede Station passende Verkostungen vorbereiten kann.

Was braucht man am Tag einer Foodtour?

Lege mindestens 60 Minuten vor dem Start Routen- und Programmkarten, Namensschilder und den Empfangstisch bereit. Kühlboxen, Kühlelemente, wiederverwendbares Geschirr, Getränke, geladene Telefone und ein alternativer Routenplan sollten ebenfalls vor Beginn geprüft sein.

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