Flyballwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een flyballwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours en een startlijst. Je regelt vooraf de locatie, vergunning, verzekering, inschrijving, jury en vrijwilligers, en controleert of alle teams en betalingen kloppen. Op de wedstrijddag moeten de flyballboxen, hindernissen, tijdmeting, formulieren en hondenvoorzieningen klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je minder snel parkeerinformatie, stroom of water voor de honden vergeet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Wedstrijdverzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijving openen
Flyers verspreiden
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
Juryleden uitnodigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Startgeld innen
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
Plattegrond afdrukken
Prijzen en bekers bestellen
Wedstrijdformulieren afdrukken
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Flyballmateriaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Hondenwater klaarzetten
Startnummers sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Transport naar locatie laden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
Flyballboxen plaatsen
2 personen
Hindernissen plaatsen
3 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Startlijsten ophangen
Hondenuitlaatroute markeren
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Honden controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Proefruns begeleiden
4 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Openingsmededeling doen
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
Tijden registreren
2 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Drinkwater voor honden bijvullen
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Finalisten oproepen
Finales begeleiden
6 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Flyballbaan afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Terrein op hondenpoep controleren
2 personen
Materialen terugladen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Uitslagen publiceren
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Flyballboxenaantal 2
Flyballhindernissenaantal 16
Startlijnmattenaantal 2
Finishlijnmattenaantal 2
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Trainingsballenaantal 30
Hondenwaterbakkenaantal 10
Poepzakhoudersaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Megafoon
Mobiele luidspreker
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 8
Baniersaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Startnummersaantal 40
Richtingsbordenaantal 12
Prijzendisplaysaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Hondenpoepgrijpersaantal 3
Eerste hulp koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement is gepubliceerd en noteer per team de contactgegevens, wedstrijdklasse en eventuele dieetwensen. Verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, met starttijd, parkeerplan en plattegrond.
Maak de wedstrijdindeling nadat alle aanmeldingen en startgelden zijn gecontroleerd. Druk de startlijsten en wedstrijdformulieren uiterlijk 1 dag vooraf af en bewaar een digitale kopie op de laptop.
Plan de jurybriefing minimaal 30 minuten voor de eerste start. Bespreek daarin het reglement, de elektronische tijdmeting, het gebruik van stopwatches als back-up en wie uitslagen verwerkt.
Controleer flyballboxen, hindernissen, start- en finishlijnmatten en trainingsballen minstens 2 dagen vooraf. Test ook laptop, printer, verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen; leg powerbanks klaar voor telefoons en tijdmeting.
Zet hondenwaterbakken en water vóór aankomst van de deelnemers neer en plaats poepzakhouders op meerdere punten langs het terrein. Werk het parkeerplan afzetting met pionnen en afzetlint uit, zodat honden en publiek niet door het wedstrijdgebied lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een flyballwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en verzekering. Open de inschrijving daarna en plan de wedstrijdindeling pas wanneer de aanmeldtermijn is gesloten.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een flyballwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddatum, zodat je teamgegevens, startgeld en wedstrijdindeling kunt controleren. Verstuur de deelnemersbevestiging daarna uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een flyballwedstrijd?: Plan minimaal 1 wedstrijdcoördinator, 2 juryleden, 1 persoon voor tijdmeting en 2 vrijwilligers voor ontvangst en terreinbegeleiding. Bij meerdere banen of een groot deelnemersveld heb je per extra baan minstens 2 extra medewerkers nodig.
Wanneer controleer ik het flyballmateriaal en de techniek?: Controleer boxen, hindernissen, matten en ballen 2 dagen vooraf. Test elektronische tijdmeting, laptop, printer en stroomaansluitingen opnieuw op de wedstrijddag, minimaal 60 minuten voor de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.