Organiser un concours de flyball : la checklist complète

Un concours de flyball demande de coordonner le terrain, les équipes, les juges et le matériel sportif dans un ordre précis. Commence par réserver le lieu et obtenir l’autorisation de compétition, puis ouvre les inscriptions avec un règlement clair. À l’approche du jour J, vérifie les coordonnées des équipes, établis le tableau des matchs et répartis les bénévoles. Cette checklist t’aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : alimentation, stationnement, batteries, eau pour les chiens et documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance de la compétition
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Distribuer les flyers
2 personnes
Publier le règlement du concours
Inviter les membres du jury
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
Imprimer le plan
Commander les prix et les coupes
Imprimer les formulaires de compétition
Imprimer les listes de départ
Faire les courses
2 personnes
Vérification du matériel de flyball
2 personnes
Recharger les batteries
Préparer de l’eau pour les chiens
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Charger le transport sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Tracer le parcours de la compétition
4 personnes
Installer les boxes de flyball
2 personnes
Installer les obstacles
3 personnes
Installer les barrières de foule
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Afficher les listes de départ
Baliser l’itinéraire de promenade pour chiens
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les chiens
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Encadrer les essais
4 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Faire l’annonce d’ouverture
Animer les manches du concours
6 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Traiter les résultats du concours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ravitailler en eau potable pour les chiens
2 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Appeler les finalistes
Encadrer les finales
6 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le parcours de flyball
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier la présence de crottes de chien sur le site
2 personnes
Recharger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Publier les résultats
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables pliantesqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Box de flyballqté 2
Obstacles de flyballqté 16
Tapis de ligne de départqté 2
Tapis de ligne d'arrivéeqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 24
Ballons d’entraînementqté 30
Gamelles d'eau pour chiensqté 10
Porte-sacs à déjectionsqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Mégaphone
Enceinte portable
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Bannièresqté 6
Nappesqté 10
Numéros de départqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Présentoirs de prixqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Ramasse-crottes pour chiensqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions dès que le règlement est publié et fixe une date limite au moins 10 à 14 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de vérifier les coordonnées des équipes et d’envoyer les confirmations.
Prépare le tableau des matchs après la clôture des inscriptions, puis imprime les listes de départ et les formulaires de compétition au plus tard la veille. Garde aussi une version numérique sur l’ordinateur portable.
Teste le chronométrage électronique, les chronomètres, l’imprimante et les rallonges 24 heures avant l’épreuve. Recharge les batteries et prévois des batteries externes pour éviter une panne pendant les matchs.
Répartis les bénévoles avant le jour J en précisant qui accueille les équipes, aide le jury, gère le stationnement et annonce les matchs. Un briefing de 15 à 20 minutes sur place limite les hésitations.
Prépare l’eau pour les chiens dès l’installation et place plusieurs gamelles près du terrain. Vérifie également les porte-sacs à déjections, les poubelles, les cônes et le ruban de balisage avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de flyball ?: Ouvre-les idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition, avec le règlement et les informations pratiques. Fixe la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant le jour J pour établir les matchs et confirmer les équipes.
Quand envoyer la confirmation aux participants ?: Envoie-la dans les 3 à 5 jours suivant la clôture des inscriptions, après vérification des coordonnées et encaissement des frais. Indique l’horaire d’accueil, le stationnement, les besoins alimentaires et les documents à apporter.
Quel matériel vérifier avant un concours de flyball ?: Vérifie au minimum le box de flyball, les obstacles, les tapis de départ et d’arrivée, les ballons d’entraînement et le balisage. Fais un test complet du chronométrage électronique, de l’imprimante et des alimentations la veille.
Quand préparer le tableau des matchs et les listes de départ ?: Établis le tableau dès que les inscriptions sont closes et que les équipes sont validées, généralement 7 à 10 jours avant la compétition. Imprime les listes de départ et les formulaires la veille, avec quelques exemplaires de secours.

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