Filmworkshop organiseren: checklist en planning

Een filmworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, deelnemersinformatie, toestemmingen, filmopdrachten en teamindeling. Op de dag zelf moeten accu’s, geheugenkaarten, audio, licht en projectie werken voordat de deelnemers binnenkomen. Deze checklist helpt je de 48 taken in de juiste volgorde af te werken, van reservering en aanmeldingen tot ontvangst, workshopintroductie en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Toestemmingsformulieren maken
Toestemmingen verzamelen
Filmteams indelen
Filmopdrachten voorbereiden
2 personen
Apparatuur reserveren
Camera's en audio testen
2 personen
Accu's opladen
Geheugenkaarten formatteren
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen printen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Werkstations aansluiten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Catering klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshop introduceren
Filmveiligheid uitleggen
Filmteams briefen
2 personen
Apparatuur uitdelen
2 personen
Cameratechniek demonstreren
Opnames begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Bestanden naar laptops kopiëren
3 personen
Montage uitleggen
Filmteams begeleiden bij montage
4 personen
Films verzamelen
Vertoning voorbereiden
2 personen
Films vertonen
2 personen
Deelnemers bedanken
Apparatuur innemen
3 personen

Nazorg

Werkbestanden veiligstellen
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Ruimte opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoon achterlaten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Films met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Videocamera'saantal 4
Statievenaantal 4
Richtmicrofoonsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Koptelefoonsaantal 8
LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 8
Kaartlezersaantal 4
Geheugenkaartenaantal 8
Acculadersaantal 8
Externe harde schijvenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffertapeaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 2
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Filmklapbord
Achtergronddoekaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de apparatuurtest uiterlijk één dag vooraf. Controleer per camera de accu, geheugenkaart, aansluiting van de richtmicrofoon en werking van het statief; test ook de draadloze microfoons en koptelefoons.
Verstuur deelnemersinformatie pas nadat aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren zijn verwerkt. Zet daarin ook de starttijd, groepsindeling, benodigdheden en eventuele uiterste inleverdatum voor toestemming.
Maak per filmteam één werkstation en houd een reserveplek vrij. Leg laptops, kaartlezers, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengsnoeren vooraf klaar en gebruik gaffertape om kabels op looproutes vast te zetten.
Laad alle accu’s de avond ervoor op en formatteer de geheugenkaarten pas nadat je de gemaakte beelden veilig hebt opgeslagen. Neem externe harde schijven mee voor een tweede kopie van het materiaal.
Zet ontvangsttafel, catering, afvalbakken, tafels en stoelen minstens 30 minuten voor de start klaar. Test projector en scherm met de laptop die je tijdens de introductie gebruikt, zodat een verkeerde HDMI-aansluiting niet voor vertraging zorgt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de voorbereiding van een filmworkshop?: Reken op minimaal 1 tot 2 weken voor locatie, programma, uitnodigingen en toestemmingen. Plan de apparatuurtest en het klaarzetten van de ruimte uiterlijk 1 dag vóór de workshop.
Hoeveel camera’s heb ik nodig voor een filmworkshop?: Voor elk filmteam heb je minimaal 1 camera nodig. Reserveer daarnaast bij voorkeur 1 extra camera of een alternatief opnameapparaat voor een defecte accu, geheugenkaart of aansluiting.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een filmworkshop regelen?: Stuur de formulieren tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk 2 weken voor de workshop. Controleer de ontvangen toestemmingen vóór je de filmteams definitief indeelt en deelnemersinformatie verstuurt.
Hoeveel tijd moet ik vóór de workshop aanwezig zijn?: Kom minimaal 60 minuten vóór de start om werkstations aan te sluiten, camera’s en audio te controleren, projectie te testen en de ontvangsttafel in te richten. Reserveer nog 30 minuten extra als de locatie of apparatuur niet bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.