Zo organiseer je een filmthema-avond zonder technische stress

Begin met het filmthema en het programma, niet met de versiering. Controleer eerst de filmrechten en reserveer een geschikte ruimte; daarna leg je gastenlijst, zitplan, catering en techniek vast. Test films, ondertiteling, projector en geluid vooraf in dezelfde opstelling als op de avond zelf. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, lege accu of onduidelijke dieetportie het programma onderbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filמthema en films selecteren
2 personen
2
Filmrechten controleren
3
Filmruimte reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Ruimte- en zitplan maken
2 personen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Apparatuur lenen of reserveren
10
Films en ondertiteling testen
2 personen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Menu met dieetwensen controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
15
Dranken en producten koelen
2 personen
16
Snacks vooraf portioneren
2 personen
17
Dieetvriendelijke porties labelen
18
Apparatuur volledig opladen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen in filmopstelling zetten
3 personen
21
Projectiescherm plaatsen
2 personen
22
Projector aansluiten
2 personen
23
Geluid aansluiten en testen
2 personen
24
Filmprogramma klaarzetten
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
27
Popcorn bereiden
2 personen
28
Snacks en hapjes klaarzetten
3 personen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
30
Programma en bewegwijzering plaatsen

Event

31
Gasten verwelkomen
2 personen
32
Programma toelichten
33
Dranken serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Eerste film starten
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet en snacks aanvullen
2 personen
38
Filmwissels en pauzes begeleiden
2 personen
39
Geluid en beeld controleren
40
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
41
Einde van de avond aankondigen
42
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Eten en dranken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Apparatuur demonteren en inpakken
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Afstandsbedieningaantal 2
USB-stick
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbakkenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Scharen en tangenaantal 6

Decoratie

Filmplatenpostersaantal 12
Filmklapbord
Tafelkledenaantal 10
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2
Dweilmop

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk een week vooraf. Sluit projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel en speakers op elkaar aan en speel beide films volledig of minstens de eerste tien minuten af; controleer ook de ondertiteling.
Maak het zitplan nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken per stoel voldoende kijkruimte en houd looppaden vrij naar buffet, garderoberekken en toiletten, zodat niemand tijdens de film voor het scherm langs hoeft.
Bepaal catering op basis van de definitieve gastenlijst, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Portioneren van snacks en het labelen van dieetvriendelijke porties op de dag zelf voorkomt verwisselingen bij het buffet.
Koel dranken en producten enkele uren voor aanvang. Zet snacks vooraf in kommetjes en controleer of glazen, borden, bestek, serveerbakken en serveerlepels al op de buffettafel staan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Leg het filmprogramma klaar op twee plekken: op de laptop en op een USB-stick. Laad apparatuur volledig op en leg verlengkabels, stekkerdozen en een afstandsbediening klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak pas gemist als het licht al uit is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmthema-avond organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf. Dan heb je tijd om filmrechten te controleren, de filmruimte te reserveren, uitnodigingen te versturen en dieetwensen te verzamelen. Plan de volledige techniektest uiterlijk zeven dagen voor de avond.
Hoeveel films plan je voor een filmthema-avond?: Plan meestal twee films met een pauze van 20 tot 30 minuten, afhankelijk van de speelduur. Houd daarnaast 30 minuten aan voor ontvangst en minstens 15 minuten voor de overgang tussen beide films, inclusief snacks en toiletbezoek.
Wanneer moet ik de filmrechten regelen?: Controleer de filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Zonder bevestiging kun je het programma en de communicatie niet definitief maken; bewaar de bevestiging bij de overige evenementinformatie.
Hoe test ik de techniek voor een filmavond?: Test minimaal één week vooraf met dezelfde laptop, projector, HDMI-kabel, speakers en het projectiescherm. Controleer beeld, geluid, ondertiteling en de stroomvoorziening in de filmruimte en speel ten minste tien minuten van elke film af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.