Filmthema-avond organiseren: checklist en planning

Een filmthema-avond staat of valt met twee dingen: een werkende vertoning en een soepel programma eromheen. Regel eerst het thema, de films, filmrechten en ruimte; daarna volgen gasten, catering en techniek. Plan minstens één volledige test van projector, laptop, HDMI-kabels, speakers en ondertiteling. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke filmopstelling, gekoelde dranken, gelabelde dieetvriendelijke porties en een programma dat zonder zoeken kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filמthema en films selecteren
2 personen
Filmrechten controleren
Filmruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimte- en zitplan maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Apparatuur lenen of reserveren
Films en ondertiteling testen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Menu met dieetwensen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
Dranken en producten koelen
2 personen
Snacks vooraf portioneren
2 personen
Dieetvriendelijke porties labelen
Apparatuur volledig opladen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen in filmopstelling zetten
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten en testen
2 personen
Filmprogramma klaarzetten
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Popcorn bereiden
2 personen
Snacks en hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma en bewegwijzering plaatsen

Event

Gasten verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en snacks aanvullen
2 personen
Filmwissels en pauzes begeleiden
2 personen
Geluid en beeld controleren
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Einde van de avond aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur demonteren en inpakken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Afstandsbedieningaantal 2
USB-stick
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbakkenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Scharen en tangenaantal 6

Decoratie

Filmplatenpostersaantal 12
Filmklapbord
Tafelkledenaantal 10
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2
Dweilmop

Catering

Boodschappen

Tips

Test projector, projectiescherm, laptop, speakers en ondertiteling uiterlijk de dag ervoor met precies dezelfde kabels en aansluitingen als tijdens de avond. Leg een reserve-HDMI-kabel en verlengkabels klaar; een ontbrekende aansluiting los je niet op met extra decoratie.
Maak het zitplan voordat je stoelen neerzet. Houd vrije loopruimte naar de uitgang en laat bij een langere film minstens één plek per rij vrij voor gasten die later naar het buffet of toilet moeten.
Portioneer snacks vooraf in kommen en bepaal de catering op basis van het definitieve aantal gasten. Label dieetvriendelijke porties vóór het buffet opengaat, zodat niemand tijdens de film hoeft te raden wat erin zit.
Koel dranken en producten op tijd en zet water zichtbaar klaar naast de andere dranken. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of glazen, borden, kommetjes en bestek direct bereikbaar zijn.
Laad alle apparatuur volledig op en zet het filmprogramma klaar op laptop én USB-stick. Hang versiering pas op nadat projector, scherm en geluid getest zijn, zodat kabels en aansluitingen niet achteraf verplaatst hoeven te worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmthema-avond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Dan heb je tijd om films te selecteren, filmrechten te controleren, de ruimte te reserveren, uitnodigingen te versturen en dieetwensen te verzamelen.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een filmavond regelen?: Controleer de rechten voordat je de film definitief aankondigt, bij voorkeur 3 weken vooraf. Een film die je niet publiek mag vertonen, kun je niet op het laatste moment veilig vervangen zonder het programma aan te passen.
Wanneer moet ik de projector en het geluid testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur voor de start en nogmaals 60 tot 90 minuten vóór ontvangst van de gasten. Test beeld, geluid, ondertiteling, afstandsbediening, stroomvoorziening en de juiste ingang op de projector.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een filmthema-avond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur op en houd extra water apart; bij warm weer of zoute snacks heb je meer nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.