Filmdiner organiseren: checklist en planning

Een filmdiner combineert een diner met meerdere filmblokken, waardoor timing en techniek extra strak moeten kloppen. Leg eerst datum, programma, filmselectie en locatie vast; daarna volgen uitnodigingen, dieetwensen, menu en catering. Regel filmrechten en test projector, scherm, geluid en ondertiteling ruim vóór de avond. Op deze pagina staat het volledige plan met 47 taken en 39 spullen, inclusief de voorbereiding van gerechten, tafels, buffet en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Filmselectie bepalen
2 personen
Filmrechten controleren
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en filmvolgorde vastleggen
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Leveringen en afhalingen bevestigen
Voorraad servies controleren
Films en ondertiteling downloaden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Saus en soep voorbereiden
2 personen
Locatie openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluid en film testen
2 personen
Verlichting en decoratie plaatsen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen en aanmelden
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Filmprogramma toelichten
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Soep en voorgerecht serveren
4 personen
Borden en glazen afruimen
3 personen
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
Tweede film starten
Dessert en koffie serveren
4 personen
Derde film starten
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Servies verzamelen en afwassen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Film- en geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Kookpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en opscheplepelsaantal 10
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Mediaspeler
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtdimersaantal 2

Decoratie

Filmpostersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 6
Menukaartenaantal 55

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 10
Vloermoppenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per filmblok wanneer de soep, hoofdgang en het dessert worden geserveerd. Houd tussen twee gangen minstens 10 minuten vrij voor uitserveren en het starten van de volgende film.
Controleer filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Download films en ondertiteling uiterlijk 2 dagen vooraf en bewaar een lokale kopie op de mediaspeler.
Test projector, scherm, luidsprekers, HDMI-kabels en verlengkabels op dezelfde plek waar je ze gebruikt. Doe dit minimaal 1 dag eerder, inclusief beeldverhouding, geluid en ondertiteling.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en verwerk ze in de boodschappenlijst. Tel per gang het aantal eters plus 10 procent extra, zodat een kleine wijziging niet meteen tot tekorten leidt.
Zet dranken minstens 4 uur vooraf koud en bereid soep, saus, gesneden groenten en desserts eerder op de dag. Richt buffet en uitgiftepunt pas in nadat tafels, stoelen en techniek op hun vaste plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmdiner organiseren?: Leg datum, locatie, programma en filmselectie 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het filmdiner, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd binnen hebt.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een filmdiner controleren?: Controleer de filmrechten direct nadat je de films hebt geselecteerd, bij voorkeur 6 weken voor de avond. Wacht niet tot de week zelf: een andere film kiezen kan invloed hebben op menu, timing en ondertiteling.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een filmdiner?: Bereken de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en voeg per gerecht ongeveer 10 procent extra toe. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de geplande duur.
Wanneer moet ik de techniek van een filmdiner testen?: Test projector, scherm, geluid, mediaspeler en ondertiteling minimaal 1 dag vooraf op de definitieve opstelling. Controleer op de dag zelf nog één keer de kabels, stroomvoorziening en het startpunt van elke film.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.