Zo organiseer je een filmavond zonder technische verrassingen

Begin met de doelgroep, het filmgenre en de gewenste duur van de avond. Selecteer daarna de films en controleer vóór je uitnodigingen verstuurt of je de juiste filmkijkrechten hebt. Leg de zaal, projector en het scherm op tijd vast en bepaal het bezoekersaantal voordat je boodschappen doet. Test de volledige techniek vooraf, zet de films in de juiste volgorde en regel snacks, dieetwensen en allergeneninformatie voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmgenre en doelgroep bepalen
2 personen
2
Films selecteren
2 personen
3
Filmkijkrechten controleren
4
Zaal reserveren
5
Projector en scherm reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Definitief aantal bezoekers bepalen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Techniek vooraf testen
2 personen
13
Filmbestanden downloaden
14
Films op afspeelvolgorde zetten
15
Allergeneninformatie voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Popcorn en snacks klaarzetten
2 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
20
Zaal controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Scherm en projector plaatsen
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Kabels veilig afplakken
2 personen
26
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
27
Snacks en servies klaarzetten
2 personen
28
Film en ondertiteling testen
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
31
Snacks en dranken serveren
2 personen
32
Eerste film starten
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Snacks bijvullen
2 personen
35
Pauze begeleiden
2 personen
36
Tweede film starten
37
Koffie en thee bijvullen
2 personen
38
Afval tussentijds verwijderen
39
Laatste film starten
40
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Servies verzamelen
2 personen
43
Eten en drinken opruimen
2 personen
44
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Bijzettafelsaantal 4
Kapstok
Kussensaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Afstandsbediening
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Reservebatterijenaantal 4
USB-stickaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Snackkommenaantal 10
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Schenkflessenaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de filmkeuze vóór de uitnodigingen: bepaal het genre, de doelgroep en de totale speelduur, zodat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten en je pauzes kunt inplannen.
Controleer de filmkijkrechten voordat je de zaal definitief aankondigt. Een filmbestand downloaden betekent niet automatisch dat je de film openbaar mag vertonen.
Test minimaal één dag vooraf de laptop, beamer, HDMI-kabel, luidsprekers en afstandsbediening met precies de bestanden die je gaat afspelen. Houd reservebatterijen en een USB-stick met een kopie bij de hand.
Maak de zaal pas definitief op basis van het aantal aanmeldingen. Zet stoelen zo dat niemand het scherm blokkeert, plaats bijzettafels buiten de looproute en plak kabels volledig af voordat het licht uitgaat.
Zet popcorn, snacks, gekoelde dranken en het koffie- en theepunt vóór de start klaar. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg allergeneninformatie bij de serveerkommen, zodat je tijdens de film niet hoeft uit te zoeken wat iemand mag eten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Reserveer de zaal, projector en het scherm bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond, zodat je inkopen en stoelen kunt afronden.
Hoeveel snacks en drankjes heb ik nodig voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 1 portie popcorn of snacks per persoon per film. Koop voor een avond met 20 bezoekers dus minimaal 40 tot 60 drankjes en 20 snackporties, plus water en dieetopties.
Wanneer moet ik de techniek van een filmavond testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de avond zelf nog 30 minuten voor ontvangst van de bezoekers. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook de afspeelvolgorde, kabelverbindingen en stroomvoorziening.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een filmavond?: Zet één stoel per definitieve aanmelding klaar en houd bij voorkeur 2 tot 4 extra stoelen achter de hand. Bepaal het definitieve aantal 3 tot 5 dagen vooraf, nadat afmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.