Zo organiseer je een filmavond zonder technische verrassingen

Begin bij de film en de datum, niet bij de hapjes. Controleer eerst of je de filmrechten hebt geregeld en reserveer daarna de locatie en apparatuur. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en controleer je de bezoekerslijst. Test de film met laptop, beamer, scherm en geluid vooraf; op de avond zelf richt je eerst de techniek en zitplaatsen in en zet je daarna het buffet klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en datum vastleggen
2
Filmrechten controleren
3
Locatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst controleren
8
Apparatuur reserveren
9
Film downloaden of ophalen
10
Film technisch testen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte controleren
2 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Tafels opstellen
2 personen
19
Projectiescherm plaatsen
2 personen
20
Projector aansluiten
2 personen
21
Geluid aansluiten
2 personen
22
Kabels veilig afplakken
2 personen
23
Verlichting instellen
2 personen
24
Entree en garderobe inrichten
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Programma bij entree leggen
29
Instructies vrijwilligers doornemen
3 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Aanmeldingen afvinken
2 personen
32
Hapjes en dranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Film aankondigen
35
Film starten
36
Pauze verzorgen
3 personen
37
Film afronden
38
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Buffet opruimen
2 personen
42
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Afval wegbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabel
HDMI-adapter
Speakersaantal 2
Audiokabel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Batterijlampjesaantal 12

Decoratie

Filmavondposteraantal 4
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 3
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilniscontainersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test vóór de filmavond en gebruik dezelfde laptop, HDMI-kabel, adapter en speakers als op locatie. Controleer beeld, geluid en ondertiteling volledig; een kabel die pas op de avond zelf niet past, kost snel veel tijd.
Zet kabels niet los over looproutes. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten en plak aansluitingen af voordat bezoekers binnenkomen.
Houd bij de aanmeldingen niet alleen namen bij, maar ook dieetwensen en eventuele afmeldingen. Zo koop je gerichter in en voorkom je dat iemand pas bij het buffet ontdekt dat er niets geschikts is.
Richt de ruimte in deze volgorde in: stoelen en tafels, projectiescherm, projector, geluid, verlichting en pas daarna entree, garderobe en buffet. Zo hoef je geen kabels of stoelen opnieuw te verplaatsen.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de locatie opent. Zet serveerschalen, serveerbestek, bekers en afvalbakken klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen, zodat je tijdens de film niet hoeft te onderbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met film, datum en locatie. Verstuur daarna de uitnodigingen en reserveer apparatuur; plan de volledige technische test uiterlijk 1 dag voor de filmavond.
Hoeveel drank heb je nodig voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop extra water en houd rekening met bezoekers die geen alcohol drinken.
Wanneer moet je de film testen voor de filmavond?: Test de film minimaal 1 dag vooraf met de definitieve laptop, projector, HDMI-aansluiting en speakers. Controleer ook ondertiteling, geluidsvolume en de werking van de film zonder internetverbinding.
Hoe richt je een filmavond technisch in?: Plaats eerst het scherm en de projector, sluit daarna de laptop en speakers aan en werk kabels direct veilig weg. Plan hiervoor minstens 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst van bezoekers; zo blijft tijd over voor beeld- en geluidcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.