LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmavond organiseren: checklist van planning tot aftiteling

Een filmavond staat of valt met drie dingen: een geschikte film, werkende techniek en een ruimte waarin iedereen goed kan zitten. Leg eerst film, datum en locatie vast en controleer daarna de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je hapjes en drank kunt afstemmen op het aantal bezoekers. Test beamer, scherm, laptop en geluid vooraf; op de avond zelf houd je dan tijd over voor de inrichting en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Film en datum vastleggen

  • Filmrechten controleren

  • Locatie reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst controleren

  • Apparatuur reserveren

  • Film downloaden of ophalen

  • Film technisch testen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Projectiescherm plaatsen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Kabels veilig afplakken

    2 personen

  • Verlichting instellen

    2 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Servies en bekers klaarzetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Programma bij entree leggen

  • Instructies vrijwilligers doornemen

    3 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Hapjes en dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Film aankondigen

  • Film starten

  • Pauze verzorgen

    3 personen

  • Film afronden

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur veilig inpakken

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 60
  • Tafelsaantal 8
  • Buffettafelsaantal 2
  • Garderoberek
  • Afvalbakkenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 80
  • Bordenaantal 70
  • Messenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Lepelsaantal 40
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabel
  • HDMI-adapter
  • Speakersaantal 2
  • Audiokabel
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Kabelmattenaantal 6

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6
  • Batterijlampjesaantal 12

Decoratie

  • Filmavondposteraantal 4
  • Slingersaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 3
  • Koelboxenaantal 3
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 3
  • Tangenaantal 4
  • Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

  • Handvegersaantal 2
  • Vuilniscontainersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische test uiterlijk één dag vooraf. Speel niet alleen de film af, maar controleer ook beeldverhouding, geluidsniveau, HDMI-adapter en de aansluiting op de speakers.
  • Reken de zitplaatsen op basis van de bezoekerslijst en zet stoelen zo neer dat niemand het projectiescherm blokkeert. Houd een looppad vrij naar entree, garderobe en buffet.
  • Regel filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Een film downloaden of ophalen is niet hetzelfde als toestemming hebben om hem aan een groep te vertonen.
  • Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de ruimte en techniek zijn gecontroleerd. Zo blijven kabels, stekkerdozen en apparatuur vrij van gemorste drank en kun je het buffet logisch indelen.
  • Begin bij het openen met de veiligheidsronde: controleer kabels, plak losse kabels af met kabelmatten en test de verlichting. Doe dit vóórdat bezoekers binnenkomen, niet tijdens de film.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Leg film, datum en locatie minstens 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen, filmrechten en apparatuur te regelen.
Wanneer moet ik de film en beamer testen voor een filmavond?
Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals kort bij het openen van de locatie. Controleer beeld, geluid, kabels, stroomvoorziening en het afspelen van de film.
Hoeveel hapjes en drankjes heb ik nodig voor een filmavond?
Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis en tel per persoon meerdere kleine hapjes gedurende de film. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; koel extra drank vooraf als de film langer duurt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een filmavond klaar te zetten?
Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, scherm, projector, geluid, kabels, verlichting, entree en buffet. Plan daarnaast 30 minuten als controle- en ontvangstbuffer voordat de film begint.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!