Filmavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een filmavond staat of valt met twee dingen: rechten en techniek. Regel eerst de locatie, filmkeuze en uitnodigingen, zodat je weet voor hoeveel mensen je stoelen, hapjes en bekers nodig hebt. Test projector, laptop, HDMI-kabel, geluid en ondertiteling ruim vóór de ontvangst. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole en verduistering naar opbouw, catering en een laatste filmtest. De volledige checklist met 43 taken en 36 spullen helpt je niets over het hoofd te zien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filmrechten controleren
Locatie reserveren
Filmselectie bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve bezoekerslijst maken
Film downloaden of klaarzetten
Techniek vooraf testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verduistering aanbrengen
2 personen
Film en ondertiteling testen
2 personen
Lichtplan instellen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Entree en bewegwijzering inrichten
Afvalpunten plaatsen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Film aankondigen
Film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Techniek tijdens film bewaken
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningaantal 2
Reservebatterijenaantal 8

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Staande lampenaantal 2

Decoratie

Filmavondpostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schaaltjesaantal 12
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat je een film aankondigt die je niet publiek mag vertonen.
Plan de techniekstest minstens één dag vooraf en test niet alleen beeld, maar ook geluid, ondertiteling, HDMI-adapter en de afstandsbediening met reservebatterijen.
Maak de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 24 uur vóór de filmavond. Gebruik die voor het aantal stoelen, bekers, borden, schaaltjes en dieetvriendelijke hapjes.
Richt de ruimte eerst praktisch in: verduistering en projectiescherm bepalen waar stoelen komen. Houd verlenghaspels en stekkerdozen uit looppaden en test daarna het lichtplan.
Zet dranken koud en richt koffie, thee en hapjes vóór de inloop in. Leg tangen, serveerlepels, flessenopeners en snijplanken klaar, zodat je tijdens de film niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de filmrechten voor een filmavond regelen?: Controleer de rechten voordat je de film bekendmaakt en bij voorkeur minimaal 2 tot 4 weken vóór de avond. Dan heb je nog tijd om de filmkeuze aan te passen als vertoning niet is toegestaan.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek van een filmavond testen?: Doe een volledige test minstens 24 uur vooraf en herhaal beeld, geluid en ondertiteling op de dag zelf. Reserveer op de dag minimaal 60 minuten voor aansluiten, verduisteren en storingen oplossen.
Hoeveel stoelen en bekers heb ik nodig voor een filmavond?: Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis en zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel en één herbruikbare beker klaar. Leg daarnaast enkele extra bekers klaar, bijvoorbeeld 5 voor elke 50 gasten, voor morsen of onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de hapjes en drankjes klaarzetten voor een filmavond?: Zet hapjes ongeveer 30 minuten vóór de inloop klaar en zet gekoelde dranken minstens 2 uur eerder koud. Richt koffie en thee pas vlak voor ontvangst in, zodat het water en de koffie warm blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.