Filmavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een filmavond staat of valt met twee dingen: een geteste filmopstelling en een zaal die klaar is voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Leg de film, datum en locatie eerst vast en controleer daarna de filmrechten. Verzamel dieetwensen, test het filmbestand en sluit projector en geluid uiterlijk op de dag zelf aan. Met deze checklist houd je ook snacks, drankjes, ontvangst en de inrichting van de filmzaal in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en datum vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Filmrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst afdrukken
Filmbestand testen
2 personen
Technische aansluitingen testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Zaal sfeervol verlichten
2 personen
Filmzaal versieren
2 personen
Snacks klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma kort toelichten
Film starten
Snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Pauze aankondigen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Film hervatten
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Projector en scherm opruimen
2 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 6
Klaptafel
Garderoberek
Zitzakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Audio-mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbediening

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 60
Snackkommenaantal 12
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsschep

Decoratie

Filmtrailerspostersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Richtingsbordenaantal 6
Wasknijpersaantal 30

Verlichting

Sfeerverlichtingsslingersaantal 4
Staande lampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Recyclingbakkenaantal 2
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat de filmavond al gepland staat terwijl de vertoning nog niet geregeld is.
Test het filmbestand en alle technische aansluitingen minstens één volledige keer vóór de bezoekers arriveren. Controleer beeld, geluid, HDMI-kabels, verlengsnoeren en de afstandsbediening.
Maak de bezoekerslijst uiterlijk op de dag van de filmavond definitief en druk hem af. Verwerk dieetwensen voordat je boodschappen doet, zodat snacks en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Zet stoelen, tafels en het projectiescherm eerst op hun plek en loop daarna de zichtlijnen na. Laat bij voorkeur een stoel op de achterste rij controleren voordat je de zaal definitief inricht.
Zet dranken koud en bereid koffie, thee en snacks vóór de ontvangst. Richt ingang en garderobe eerder in dan je denkt; na het openen van de deur heb je daar weinig tijd meer voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Leg film, datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de projector en het geluid testen voor een filmavond?: Test filmbestand, projector, scherm, laptop en geluidsinstallatie uiterlijk 1 dag vooraf. Sluit alles op de dag zelf nogmaals aan en controleer beeld en geluid minstens 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel snacks en drinken heb ik nodig voor een filmavond?: Reken per persoon op 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en vul daarna bij op basis van de geplande duur. Voor snacks werkt ongeveer 2 kleine porties per persoon per uur als praktische startberekening.
Wanneer zet ik de filmzaal klaar?: Begin minstens 2 uur voor aanvang met ruimtecontrole, stoelen, tafels, scherm en techniek. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor snacks, dranken, verlichting, garderobe en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.