LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmavond organiseren: complete checklist

Een filmavond staat of valt met drie dingen: een geschikte film, werkende techniek en een ruimte waarin bezoekers prettig kunnen kijken. Regel eerst de filmrechten en locatie, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en plan de boodschappen. Test beeld en geluid niet pas vlak voor de start, maar met dezelfde bestanden en kabels die je op de avond gebruikt. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, van reservering tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Film en rechten vastleggen

    2 personen

  • Ruimte reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst afronden

    2 personen

  • Filmbestanden controleren

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Hapjes controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Programma afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Projectiescherm opbouwen

    2 personen

  • Beamer aansluiten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Verlichting instellen

    2 personen

  • Filmruimte verduisteren

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Veiligheidsroutes controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Tickets en aanmeldingen controleren

    2 personen

  • Dranken en hapjes serveren

    3 personen

  • Film aankondigen

  • Film starten

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet bijhouden

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Pauzehapjes aanvullen

    2 personen

  • Bezoekers begeleiden

    2 personen

  • Einde film aankondigen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies en materialen afwassen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Filmruimte opruimen

    4 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    4 personen

  • Buffet en keuken schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Vloeren schoonmaken

    3 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Ruimte afsluiten

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 70
  • Klaptafelsaantal 8
  • Buffettafelsaantal 3
  • Entreetafel

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Mediaspeler
  • HDMI-kabelsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 5
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Afstandsbedieningenaantal 2

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6
  • Zaklampenaantal 3

Decoratie

  • Filmdoekdecoratieaantal 4
  • Ballonnenaantal 40
  • Pijlen en bordjesaantal 10
  • Tafelkledenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 10
  • Serveertangenaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • IJsblokbakkenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Flessenopenersaantal 3
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudbakkenaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Vloertrekkeraantal 2
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg film en rechten minimaal 3 tot 4 weken vooraf vast. Controleer daarna of het filmbestand daadwerkelijk afspeelt op de mediaspeler en of de ondertiteling goed zichtbaar is.
  • Plan een volledige techniekstest uiterlijk 1 week vooraf en herhaal die op de dag zelf. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen samen.
  • Maak de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Gebruik het aantal aanmeldingen voor stoelen, bekers, borden, hapjes en dranken en houd dieetwensen apart bij voor het buffet.
  • Begin de opbouw ongeveer 2 uur voor aanvang. Reserveer tijd voor verduisteren, het aansluiten van beeld en geluid, het testen van verlichting en het controleren van toiletten en veiligheidsroutes.
  • Zet bij de entree een tafel met programma’s, naambadges en pijlen naar filmruimte en toiletten. Leg zaklampen klaar voor een veilige verplaatsing tijdens de film en wijs vrijwilligers vooraf hun taken toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met filmrechten, ruimte en uitnodigingen. Rond de bezoekerslijst en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de filmavond af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een filmavond op te bouwen?
Plan minstens 2 uur voor de opbouw. Trek daarvan ongeveer 45 minuten uit voor beamer, scherm en geluid, en gebruik de resterende tijd voor buffet, stoelen, entree en veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik de techniek van een filmavond testen?
Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal beeld en geluid op de dag zelf. Controleer vooral het filmbestand, de mediaspeler, HDMI-kabels, stroomverdeling en ondertiteling.
Hoeveel hapjes en drinken heb ik nodig voor een filmavond?
Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis en voorzie per persoon meerdere kleine hapjes gedurende de film. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de dranken enkele uren vooraf.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!