Zo organiseer je een fietsvierdaagse

Begin met de datum, startlocatie en vier haalbare routes; pas daarna regel je inschrijving en vrijwilligers. Proefrij elke route en markeer gevaarlijke punten voordat je routeborden en routekaarten laat maken. Plan rustpunten, reparatiehulp en fietsenstalling per dag, niet alleen voor de openingsdag. In de laatste week controleer je reserveringen, materiaal, startnummers, boodschappen en dieetwensen. Zo voorkom je dat deelnemers op dag twee zonder duidelijke bewegwijzering of ondersteuning vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en routes vastleggen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Routes digitaal uitwerken
2 personen
6
Routes proefrijden
3 personen
7
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
8
Rustpunten bepalen
2 personen
9
Routekaarten maken
2 personen
10
Deelnemersregistratie openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijvingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Startnummers voorbereiden
2 personen
17
Routeborden bestellen
18
Fietsenstalling indelen
2 personen
19
Reserveringen maken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
23
Routepakketten samenstellen
3 personen
24
Startnummers klaarleggen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Fietsenstalling afzetten
3 personen
30
Routeborden plaatsen
6 personen
31
Rustpunten bevoorraden
4 personen
32
Geluidsset testen
2 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
34
Routeborden controleren
4 personen
35
Rustpunten opnieuw bevoorraden
4 personen
36
Dag drie voorbereiden
4 personen
37
Laatste route voorbereiden
4 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Openingsbriefing geven
2 personen
41
Deelnemers laten starten
4 personen
42
Rustpunt bemannen
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Aankomsten registreren
3 personen
45
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
46
Dagafsluiting aankondigen
47
Deelnemers opnieuw registreren
3 personen
48
Dagbriefing geven
2 personen
49
Deelnemers laten starten
4 personen
50
Rustpunt bemannen
3 personen
51
Aankomsten registreren
3 personen
52
Lunch en snacks serveren
5 personen
53
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
54
Dagafsluiting aankondigen
55
Deelnemers opnieuw registreren
3 personen
56
Dagbriefing geven
2 personen
57
Deelnemers laten starten
4 personen
58
Rustpunt bemannen
3 personen
59
Dranken en fruit serveren
4 personen
60
Aankomsten registreren
3 personen
61
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
62
Dagafsluiting aankondigen
63
Deelnemers opnieuw registreren
3 personen
64
Laatste dagbriefing geven
2 personen
65
Deelnemers laten starten
4 personen
66
Laatste rustpunt bemannen
3 personen
67
Finishers registreren
4 personen
68
Herinneringen uitdelen
3 personen
69
Slotmaaltijd serveren
5 personen
70
Bedankwoord uitspreken

Nazorg

71
Routeborden ophalen
6 personen
72
Fietsenstalling afbreken
3 personen
73
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Afval verzamelen
4 personen
76
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
77
Locatie schoon opleveren
4 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
81
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 80
Pijlbordenaantal 40
Startnummersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Routekaartenaantal 300
Fietspompenaantal 6
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Binnenbandenaantal 30
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Handstempelsaantal 8
Stempelkaartenaantal 250
Medaillelintenaantal 250

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Afwasborstelsaantal 6
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 3
IJscompressenaantal 20
Nooddekensaantal 6

Decoratie

Startfinishbanierenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Proefrij alle vier routes uiterlijk twee weken vooraf. Noteer kruisingen, steile passages en tijdelijke wegwerkzaamheden, zodat je pijlborden, afzethekken of verkeerskegels gericht kunt plaatsen.
Open de inschrijving zodra datum, routes en startlocatie vaststaan. Vraag meteen dieetwensen en een telefoonnummer voor noodgevallen uit; achteraf ontbreekt die informatie vaak bij daginschrijvingen.
Maak per fietsdag een vrijwilligersindeling met minimaal één aanspreekpunt bij de start, elk rustpunt en de reparatiepost. Geef vrijwilligers veiligheidshesjes, fluitjes en een korte route-instructie vóór de eerste start.
Leg routepakketten per dag klaar met startnummer, routekaart, stempelkaart en eventuele polsbandjes. Controleer de aantallen op de avond ervoor, zodat je bij het uitdelen niet meer hoeft te sorteren.
Test drie dagen vooraf alle praktische voorzieningen op de startlocatie: fietsenrekken, koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen. Zet dranken pas vlak voor opening koud en houd reparatiesets, fietspompen en binnenbanden zichtbaar beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsvierdaagse organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, routes, startlocatie, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving zodra de basis staat en plan het proefrijden uiterlijk twee weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietsvierdaagse?: Reken per fietsdag op minimaal één aanspreekpunt bij de start, per rustpunt en bij de reparatiepost, plus reserve voor uitval. Bij meerdere rustpunten kom je daardoor al snel op 6 tot 10 vrijwilligers per dag.
Wanneer moet je de fietsroutes proefrijden?: Proefrij elke route uiterlijk twee weken vooraf en controleer de belangrijkste punten nogmaals in de laatste week. Zo kun je routeborden, pijlborden en routekaarten aanpassen voordat deelnemers vertrekken.
Wat regel je de dag voor een fietsvierdaagse?: Leg startnummers en routepakketten klaar, zet fietsenstalling en tafels in, controleer gereedschap en test stroomaansluitingen. Controleer ook de boodschappen, dieetwensen, reserveringen en vrijwilligersindeling uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.