Fahrradvier-Tage-Marsch organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Fahrradvier-Tage-Marsch entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst vier Tagesrouten, Start und Ruhepunkte früh festlegen und anschließend Genehmigungen, Helfer und Teilnehmerdaten koordinieren. Plane zuerst die Infrastruktur und fahre jede Route zur Probe, bevor du Wegkarten oder Startnummern vorbereitest. Besonders häufig werden Reparaturmaterial, Fahrradstellplätze und die Kühlung der Getränke erst kurz vor dem Start bedacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routen festlegen
2 Personen
2
Startort bestätigen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Routen digital ausarbeiten
2 Personen
6
Routen Probe fahren
3 Personen
7
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
8
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
9
Wegkarten erstellen
2 Personen
10
Teilnehmerregistrierung öffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Startnummern vorbereiten
2 Personen
17
Wegweiser bestellen
18
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
19
Reservierungen vornehmen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
23
Routenpakete zusammenstellen
3 Personen
24
Startnummern bereitlegen
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
29
Fahrradabstellplatz absperren
3 Personen
30
Wegweiser aufstellen
6 Personen
31
Ruhezonen versorgen
4 Personen
32
Soundsystem testen
2 Personen
33
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
34
Wegweiser prüfen
4 Personen
35
Ruhepunkte neu bestücken
4 Personen
36
Tag drei vorbereiten
4 Personen
37
Letzte Route vorbereiten
4 Personen

Event

38
Teilnehmende empfangen
4 Personen
39
Startnummern ausgeben
3 Personen
40
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
41
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
42
Ruhebereich betreuen
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Ankünfte registrieren
3 Personen
45
Abendessen servieren
5 Personen
46
Tagesabschluss ankündigen
47
Teilnehmer erneut registrieren
3 Personen
48
Tagesbriefing geben
2 Personen
49
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
50
Ruhebereich betreuen
3 Personen
51
Ankünfte registrieren
3 Personen
52
Mittagessen und Snacks servieren
5 Personen
53
Abendessen servieren
5 Personen
54
Tagesabschluss ankündigen
55
Teilnehmer erneut registrieren
3 Personen
56
Tagesbriefing geben
2 Personen
57
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
58
Ruhebereich betreuen
3 Personen
59
Getränke und Obst servieren
4 Personen
60
Ankünfte registrieren
3 Personen
61
Abendessen servieren
5 Personen
62
Tagesabschluss ankündigen
63
Teilnehmer erneut registrieren
3 Personen
64
Letztes Tagesbriefing geben
2 Personen
65
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
66
Letzten Rastplatz besetzen
3 Personen
67
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
68
Erinnerungen verteilen
3 Personen
69
Abschlussmahlzeit servieren
5 Personen
70
Dankesrede halten

Nachbereitung

71
Wegweiser abholen
6 Personen
72
Fahrradständer abbauen
3 Personen
73
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
74
Partyzelte abbauen
4 Personen
75
Abfall sammeln
4 Personen
76
Geschirr und Materialien reinigen
4 Personen
77
Ort sauber übergeben
4 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
81
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
FahrradständerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
Beschallungsanlage
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 40
StartnummernAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
RoutenpläneAnz. 300
FahrradpumpenAnz. 6
ReparaturständerAnz. 2
FahrradreparatursetsAnz. 4
SchläucheAnz. 30
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
PfeifenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20
HandstempelAnz. 8
StempelkartenAnz. 250
MedaillenbänderAnz. 250

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
SpülbürstenAnz. 6
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlkompressenAnz. 20
NotfalldeckenAnz. 6

Dekoration

Start-Ziel-BannerAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Startort und alle vier Routen zuerst fest. Fahre die Strecken anschließend vollständig ab und markiere Gefahrenstellen, unklare Abzweigungen und geeignete Ruhepunkte auf den Routenplänen.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Marsch. Das gilt besonders für Absperrgitter, Verkehrskegel und Streckenabschnitte mit zusätzlicher Verkehrsregelung.
Öffne die Teilnehmerregistrierung früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor dem Start. So kannst du Routenpakete, Armbänder, Startnummern und die Verpflegung passend vorbereiten.
Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Plane pro Start- und Ruhepunkt feste Zuständigkeiten und gib den Helfern Sicherheitswesten, Pfeifen sowie klare Wegkarten.
Prüfe Fahrräder und Werkzeug am Vortag und richte Fahrradpumpen, Reparaturständer, Reparatursets und Schläuche sichtbar ein. Stelle außerdem Kühlboxen, wiederverwendbare Becher und kalte Getränke vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fahrradvier-Tage-Marsch organisieren?: Beginne etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Startort, Routen und Genehmigungen. Die Registrierung und Helferplanung sollten spätestens 6 Wochen vorher starten.
Wann sollte man die Fahrradrouten für vier Tage festlegen?: Lege alle vier Routen mindestens 8 Wochen vor dem Marsch fest. Fahre jede Strecke danach zur Probe und schließe die Wegkarten spätestens 3 Wochen vor dem Start ab.
Wie viele Helfer braucht ein Fahrradvier-Tage-Marsch?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Start- und Ruhepunkt sowie zusätzliche Helfer für Anmeldung, Fahrradservice und Verpflegung ein. Die genaue Zahl hängt von den Teilnehmern und der Anzahl der Punkte ab; teile sie spätestens 14 Tage vorher ein.
Wann sollte man Getränke und Fahrradreparaturmaterial vorbereiten?: Prüfe das Reparaturmaterial am Vortag und stelle Pumpen, Werkzeug und Schläuche an den vorgesehenen Punkten bereit. Getränke solltest du am Vorabend kalt stellen und am Starttag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ausgeben können.

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